物业公司档案管理内容及制度

第一节基础管理资料

为了保证小区的建设质量和物业管理的规范化，物业公司需要按照以下要求进行档案管理：

1.按规划要求建设住宅及配套建设设施，并投入使用。需要准备的资料有工程规划许可证、施工许可证、工程总平面图、建设工程规划管理竣工验收合格证和国有土地使用证。

2.办理接管验收手续，需要准备的资料有委托物业管理合同、工程建设施工建档移交清单、商品房质量保证书、房屋移交验收资料和设施设备移交清单及档案资料。

物业公司管理制度

3.由一家物业管理企业实施统一专业化管理，需要准备的资料有物业管理有限公司企业法人营业执照、物业管理有限公司组织机构代码证、物管企业资质证书、物业管理有限公司税务登记证和上级批文。

4.建设单位在销售房屋前与选聘的物业管理企业签定物业管理合同，双方的责、权、利分明，

需要准备的资料有物业委托管理合同、前期物业管理方案和物业移交及实施意见。

5.购房人与物业管理企业签定物业管理合同，双方责、权、利明确，需要准备的资料有总户数户、入住户、入住率和签定的前期物业管理服务合同。

6.建立维修资金的管理、使用、续筹等符合有关规定，需要准备的资料有物业管理有限公司代管维修资金的财务管理制度，其中包括代管维修资金的使用范围、来源和筹集方法、管理与使用办法以及移交等。

7.完善各项公众制度，包括房屋使用手册、装饰装修管理规定及业主公约等，需要准备的资料有房屋使用说明书、公共管理制度、政府有关文件等。

8.业主委员会按规定程序成立，并按规章制度履行职责，需要准备的资料有业主委员会筹备工作资料，其中包括关于组建业主委员会实施方案、业主委员会资料和业主委员会章程等。

9.物业管理企业制定创优规划和共体实施方案，并经业主委员会同意，需要准备的资料有创优规划、创优实施方案和物业管理优秀住宅小区达标申报资料。

10.小区物业管理需要建立健全各项管理制度和各岗位的工作标准，并指定具体的落实措施和考核标准。需要准备的资料有员工手册、文明礼貌用语及各专业服务语言流程规范、部门职责和公司组织机构示意图等。