3.9.1 物业管理公司财务管理概述
一、财务管理的涵义
财务是指企业为达到既定目标所进行的筹集资本和运用资本的活动。在物业经营过程中,经租房产的出租、商品房的出售、物业有偿服务管理的收入等,就构成了物业管理公司的资金运行。物业财务管理就是物业管理公司资金运行的管理。在资金运行过程中,包括整个物业经营出租、管理服务收费等资金的筹集、使用、耗费、收入和分配。物业财务管理的对象就是物业经营、管理、服务的资金费用和利润。为了提高经济效益,扩大收入来源,使物业不断保值增值,许多物业管理公司实行“一业为主,多业发展”的方针,公司下属既有商业贸易部门,也有工程维修
机构,还有出租物业及其它提供有偿服务机构。物业管理公司的财务管理就是统筹各经营单位或机构。
二、企业财务管理的内容
财务管理的主要内容有对资金筹集和运用的管理;物业服务费的管理;固定资金、流动资金和专项资金的管理；资金分配的管理;财务收支汇总平衡等。 ・
物业管理企业财务管理的基本任务是依据企业资金运动的规律,遵循国家的政策、法令和财经制度,合理组织财务活动,正确处理财务关系,加强计划(预算)管理和经济核算,改善和促进企业经营管理,提供经济效益,加强财务监督,维护财经纪律。
三、财务管理制度
1.学习掌握国家有关财务管理的法律法规。
2.建立企业内部财务管理制度。
(1)凭证账册制度。财务管理部门应采用借贷复式记账法,建立起现金日记账、银行日记账、
总分类账、各项明细分类账等账册。
(2)财务预算制度。财务管理部门必须结合实际,认真编制全年预算。
(3)借款管理制度。借款仅限于为所管物业的运行服务:采购人员凭已批准的采购计划进行借款或领用支票,不得出借空白支票。
(4)报销审批制度。应根据国家有关规定或业主大会的规定,制定报销范围和标准,建立科学合理的报销制度。
(5)审核管理制度。包括开支审核、收入审核、内部审核等制度。
(6)现金管理制度。严格按照国家有关现金管理制度的规定,除抵补现金库存外,非经银行同意,不得将业务收入坐支留用,严格分清收支两条线。
(7)固定资产管理制度。包括固定资产的范围和分类、固定资产的账务处理、固定资产的管理
等制度。
(8)仓库管理制度。凡采购所有用品、入库、并登记入账。进出库单要填写完整,物资要定清点。
(9)材料物资报废制度。财产物资的报废,应由使用部门填写报废单,经批准后财务管理部门做账务处理并及时出售,收回残值。
(10)往来账目清理制度。财务管理人员应及时结账收款,催收应收账款。对月终尚未结算的债权债务,应查明原因,列出清册。 ・
(11)会计报表制度。财务管理人员要保证会计报表的数字准确、内容完整、报送及时、手续完备。对年度决算报表,应附有分析收支计划执行情况的说明。
(12)印章使用制度。财务专用印章与支票章要分专人保管,使用时互相审核。
(13)会计档案的管理制度。会计档案应按月装订,报表、账册按年装订成册,并加装订封条。凭证、账册应指定专人列册登记,妥善保管,不得丢失。
(14)定期公布制度。按业主大会的要求,定期公布管理费用收支情况,对较大费用的支出要分析情况,加以说明。
(15)财务管理安全制度。防火防盗,财务管理部门应安装报警系统。
3.9.2物业管理的收缴
一、管理费的收缴与使用
业主正式入住小区(大厦)以后,便应按照物业管理公司所规定的日期到管理处缴纳管理费。收费标准按不同楼宇、不同用途、不同业主制订。一般说来,多层公寓按单元收费,高层或高级别墅、写字楼等按建筑面积收费。通常政府定价是根据小区(大厦)公共服务的内容来确定收费标准的,大体有以下八个方面:
①公共环境卫生的管理;
②庭园绿化管理;
③交通车辆管理;
④机电、消防设备的维修保养;
⑤水、电的正常供给,并按月抄水电表、收水电费;
⑥治安保卫工作;
⑦代表业主(使用人)就日常生活中所涉及的公共事务进行联系、协调; `
⑧处理业主的投诉。
因此根据上述八个方面的服务内容,管理费用具体体现在以下八个方面的开支:
①公司和管理处员工的工资、津贴和各种补助;
②机电设备、消防系统的维修保养;
③庭园绿化管理;
④清扫保洁;
⑤治安保卫;
⑥公共设施维修保养;
⑦各类办公用品及杂费;
⑧不可预见性开支,一般是(1)~ (7)项开支的5%~10%。
物业公司管理制度根据“取之于民,用之于民”的原则,通常以支定收,把各项管理费用与总的使用面积进行分摊,从中计算出管理费的收费标准。各管理区域的管理费收支单独建账,并定期向业主(使用人)公布账目,以得到全体住户的支持。
二、费用的收缴与管理
(一) 催款管理
如果业主(使用人)不能如期交纳管理费,物业管理公司财务部门应进行催交。
1 一般性追讨
当上月费用被拖欠后,物业管理公司在第二个月将向业主（使用人)发催款通知单,此单将上月费用连同滞纳金以及本月费一起通知业主(使用人)。如果第二月仍拖欠,物业管理公司将在三月再次发催款通知单,将前两个月的费用、滞纳金和当月费一并通知,并限期三天内缴清。三天过后物业管理公司将根据管理公约停止对其服务(停止水电供应等)。
2 针对性追款
物业管理公司对拖欠费用的业主要针对不同情况,采取相应措施。对于费用大户,要亲自登门(有时物业管理公司的总经理要亲自去)进行劝导和解释,争取用户的理解和支持;对于一些“钉子户”,则应严格按照法律执行,对于一些确实有困难的“困难户”,可以考虑适当子以优惠。
3 按章办事、有理有节
业主(使用人)由于工作或其他原因而耽误了交款,作为财务部门提醒业主(使用人)补交也是应该的。许多业主(使用人)一经提醒便迅速补交了,然而确实有少数人当收费员上门催缴时,仍然拒付,对此物业管理公司应根据管理制度以及相应的法律程序来解决。此时应当注意催款工作的书面记录是极其重要的,它是按照法律程序到法庭解决时的物证,通常程序如下:催款通知书→电话与业主沟通→最后通知书→按法律程序裁决在香港,遇到拒付物业管理费的“钉子户”,管理商将通过法律程序与手段,通知房产交易部门,停止该房产的交易;然后连同债务请房管部门拍卖该房产,拍卖所得扣除管理费、滞纳金、支付诉讼费、拍卖手续费等诸项费用,所剩余部分归还业主。总之,费用的追讨也是一门艺术。收费员一定要有较高的文
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