办公室的工作
藏宝游戏：一个人藏东西，十个人不到，最后自己也不到了，浪费了许多宝贵的时间。
收文处理程序
发文处理程序
收藏文件
中餐礼仪
西餐礼仪
收文处理程序
    凡上级发至本单位的所有公文文件、材料等，统称收文。收文处理包括：签收、登记、批办、承办、注结、归档等环节。
  一、签收。收到来文，首先要看清是否属于本单位收文，然后清点，核实来文数量、封皮编号与投递是否相符，检查文件装封是否破散，密封条是否被拆等情况，检查无误后，方可签字、盖章、注时。
  二、拆封。上级来文，均由文件专管人员拆封，其他人员不得拆封。写明某个部门或个人亲收的文件，应登记后转送有关部门或个人签收。
  三、核对。文件拆封后，要对照发文通知单核对文件种类和份数。有回执的，在回执单上签字，盖章后，退回发文单位。同时，检查文件是否有未装订、缺页或手续不全等差错，发现问题及时向发文单问查询，予以弥补。
  四、登记。将收到的党内文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、密级、文件标题、份数、书皮编号等逐项进行登记。行政文件转校长办公室。
  五、拟办。收文登记后,要填写〈公文处理单〉,并提出拟办意见。为方便领导批办，可将本文提出的或与本文有关的文件资料附在本文之后,供领导参阅。
  六、批阅。上级来文由党办负责同志批阅。批文时要认真阅文，弄懂弄清文件要求，并提出处理意见。需办理件,要写清承办单位、承办要求、承办时限等；需阅知件，要提出阅知范围；需传达件，要提出传达范围和时间；需复印件，要提出翻印份数和发放范围等；最后要签名、注时。
  七、分办。需要办理的文件，要按批办意见，分送有关部门或承办人员办理。
  八、传阅。需要传阅的文件，要按批示意见传阅。传阅中，应先送主要领导和分管领导阅：各部门间安排主管部门先看。领导同志阅文后要签字、注时。如有阅批意见，要按领导同志的意见，做好补办工作。文件传阅前，要认真登记，阅完后进行检查，随时掌握文件的去向o
  九、承办。承办单位接到需办文件后，要认真及时办理，急件随到随办。需两个以上单位承办的文件，主办单位要主动会同有关单位协商办理，并负责回复办理结果。
　十、催办。对需送有关部门办理的重要文件，要定期或跟踪进行督促检查，并做好催办记录，办完后要向分管领导和办公室负责同志反馈结果。
  十一、注结。文件办理完毕,应在《收文登记簿》或公文处理单上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。
  十二、归卷。将办理完毕的文件按不同的分类和序号分别归在相应的文件分类盒内，以备查考。
  十三、清退。接到文件清退通知以后，要按规定的清退范围和清退时间，填写清退表，到所在地党政机关文管部门进行清退。清退中发现文件短缺，要认真组织查，并及时向上级主管部门汇报。
  十四、立卷。把对本单位工作有查考价值的上级文件、材料收集齐全，按文书立卷有关规定整理成案卷，并填写案卷目录。
  十五、归挡。将立好的案卷向校综合档案室移交，移交时应履行审定、交接手续。
  十六、销毁。没有存档价值的文件以及其他材料，经鉴定、批准后，可进行销毁，销毁秘密文件，要由专人（两人以上）到指定的造纸厂鉴销，严禁向废品收购部门或个人出售。
发文处理程序
  党委办公室所发出的文件材料，统称发文。发文处理包括:拟稿、会签、核稿、签 发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发、归档等环节。
  一、拟稿。就是草拟文件的初稿。这是发文处理的第一道程序，是关系到文件质量的基础工作，必须十分认真细致。
  二、会签。各职能部门需以党委或党委办公室名义发文时，部门领导在公文稿纸“核稿”栏签字；凡涉及到其他有关部门事宜，要事先与有关部门会签，核稿或会签后送党委办公室。党政联合行文的还要由主管或分管校长会签。
  三、核稿。即对文件草稿进行审核。由办公室分管文字的负责同志在草稿未送主管领导审批之前，依据公文的基本要求，对草稿的体式、内容等进行全面的审核。党政、两办联合行文的还要由校长办公室核稿。
  四、签发。签发是领导对文稿的最后审批，文件草稿经领导人签发后，即成为最后定稿，文件据此生效。
  五、编号。文稿经领导同志签发后，要进行编号登记，防止发文混乱。编号应按公文格式新规定的方法编排，一般包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分组成，如，校党字[××××]第×号。
  六、缮印。即对经领导同志签发后的文稿进行印制，在缮印过程中，必须做到：
  1、必须以经领导同志签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动的要报经签发人批准。
  2、注意排版艺术，版面的安排要美观大方、赏心悦目。
  3、注意保密，文印人员不得让别人随便翻阅文稿。对印制的底板、清祥、废页也要管理好，防止泄密。
  七、校对。校对是文件制发过程中的一个重要环节，也是办公室的一项重要工作职责。要坚持三校制度。一校由起草者进行。二校由核稿人员进行，三校最好由部门负责人进行。校对时要以文件定稿为基准，进行认真仔细地校对，连标点符号也不能放过，把住文件制发的最后一关。
  八、用印。即在制成的公文上加盖机关印章，这是公文生效取信的凭证。用印要做到端正、清晰、位置恰当，即所谓“上不压正文，下要骑年盖月”。
  九、分发。发放文件时，必须建立发文登记簿，严格履行收文人签字手续，保证文件发放不出差错。
  十、归挡。这是发文处理工作最后一道工序，即将制成的文件连同文稿一起，按正文在上、草稿在下的顺序收集起来，年终按文书档案管理的要求，整理归档。
公司办公室发文处理程序
公司办公室所发出的一切文件材料，统称发文。发文处理包括:拟稿、会签、核稿、签发、编号、打印、校对、用印、登记、分发、归档等环节。
  一、拟稿。就是草拟文件的初稿。这是发文处理的第一道程序，是关系到文件质量的基础工作，必须十分认真细致。
  二、会签。各职能部门需以公司名义发文时，部门负责人在公文稿纸“核稿”栏签字；凡涉及到其他有关部门事宜，要事先与有关部门会签，核稿或会签后送办公室。
  三、核稿。即对文件草稿进行审核。由办公室分管文字的负责人在草稿未送主管审批之前，依据公文的基本要求，对草稿的体式、内容等进行全面的审核。
  四、签发。签发是公司总经理对文稿的最后审批，文件草稿经总经理签发后，即成为最后定稿，文件据此生效。
  五、编号。文稿经总经理签发后，要进行编号登记，防止发文混乱。编号应按公文格式新规定的方法编排，一般包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分组成，如，科达字（××××）第×号。
  六、打印。即对经总经理签发后的文稿进行印制，在印制过程中，必须做到：
  1、必须以经总经理签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动的要报经签发人批准。
  2、注意排版艺术，版面的安排要美观大方、赏心悦目。
  3、注意保密，文印人员不得让别人随便翻阅文稿。对印制的底板、清祥、废页也要管理好，防止泄密。
  七、校对。校对是文件制发过程中的一个重要环节，也是办公室的一项重要工作职责。要坚持三校制度。一校由起草者进行。二校由核稿人员进行，三校最好由部门负责人进行。校对时要以文件定稿为基准，进行认真仔细地校对，连标点符号也不能放过，把住文件制发的最后一关。
  八、用印。即在制成的公文上加盖机关印章，这是公文生效取信的凭证。用印要做到端正、清晰、位置恰当，即所谓“上不压正文，下要骑年盖月”。
  九、分发。发放文件时，必须建立发文登记簿，严格履行收文人签字手续，保证文件发放不出差错。
  十、归挡。这是发文处理工作最后一道工序，即将制成的文件连同文稿一起，按正文在上、草稿在下的顺序收集起来，年终按文书档案管理的要求，整理归档。
                公司办公室
              ２００５年２月２２日
信访工程程序
    信访是党联系人民众的一条重要渠道,政策性很强,无论是办信,还是接访,都有一套严密的程序,必须按程序办事。
  一、阅信和接谈。审阅来信要认真细致，防止看错、转错，审阅后要在登记簿上登记。接待来访要热情、耐心听取来访者的陈述，理清脉络，抓住问题的实质，并填写来访登记表，写清来访者的基本情况、来访事由及接待人和接待时间等。来访者带有书面材料的要先看材料，初步了解一下情况和来访目的。对不属于本机关接待范围的来访者，要讲请道理，并帮助其联系、介绍接待单位。
  二、转办。对不属于本机关处理的来信，应及时转出；对应由本机关职能部门处理的，应迅速用转办单转办，并要求回复处理的结果。不宜转原信的，要转摘抄件。如果来访者曾来过信，接谈时应与原承办单位联系，取得统一的处理意见；遇到政策界限不清的问题，应及时查阅有关文件或向有关领导和部门请教，拿准意见后再实施处理。
  三、督办。对转办的信案，办公室应督促承办单位及时调查处理。未能及时处理的，要通过电话、派人等形式催办。承办单位要按期上报办理结果，未能按期上报的，要说明理由。
四、审查结果。对信访案件的处理结果，要认真进行审查，看问题处理得是否恰当，如果认为恰当，即可结案；如果认为处理不恰当或有错误，可责成承办单位重新处理。
五、回复。对于信访案件的处理结果，要及时回复来信来访者，并做好思想工作。如果本人不服或不满意，重申的问题又确有道理，应作重新处理，对无理纠缠者要适当处置。
六、存信。信案办结完毕，应把原信件、登记表、处理结果等一同整理入档备案。
督查工作程序
  　督查是一项严肃细致的工作，每一个督查事项的办理过程，大致都要经过立、办、结三个环节。具体程序是：
一、立项。对上级机关转来或本级领导同志批示，或办公室主动建议督查的事项，都要进行登记立项，写明来文机关、收文日期、内容摘要等。
二、拟办。督查件登记立项后，党委办公室主任要提出拟办意见，包括承办单位、转办 时间、办理要求、办结时间、反馈形式等，报请有关领导同志批示。有些督查件，领导同志已有了明确的批示意见，可直接按照领导批示转承办单位办理。
三、办理。根据督查件的内容，办理一般分为转办、协办、自办三种形式。无论哪种形 式，承办单位都应按督查通知要求积极办理。需要注意的是，督查通知在附领导批示或转办件的复印件时，对那些涉及检举揭发问题的原件及检举人要求保密的，可采取摘录的形式，不能将原件转到被检举人手中。对一些问题比较复杂，需要几个部门或单位共同办理的，以及在办理过程中各承办单位之间有分歧的，办公室要进行协办。协办中，如果属于多头承办的，应明确牵头单位，其他单位配合；如果属于各承办单位之间有分歧的，办公室应认真听取各方面意见，善于引导，把不同意见统一到党的方针、政策上来；办公室协调不了的，可请有关领导同志出面协调，有些问题一次协调不成，要组织多次协调，直到问题解决为止。
四、催办。督查通知发出后，党委办公室工作人员要定期与承办单位联系，及时掌握办理情况，加强具体指导。规定办结期限的，必须如期结案；未规定期限的，也要抓紧办理，尽早结案；确实难以如期办结的，应要求承办单位及时通报进度情况，做到：紧急事项及时催；难度大的事项反复催；办结时间长的事项定期催；拖着不办的事项直接承办单位领导催。催办方式，可以用电话，可以发《查办件催办单》，也可直接派人催办，催办情况要有记录。
五、结案。督查有了结果，承办单位应及时向党委办公室作书面汇报。办结汇报经党委办公室初步审理，并经领导同志审阅同意后，即可结案。如果办理结果不符合要求，办公室应向承办单位提出建议，或退回重办、补办。
六、反馈。督查件结案后，办公室要本着“事事有结果、件件有回音”的原则，搞好反馈工作。属上级机关交办的事项，要做专题报告：督查件涉及面较大、内容较重要的可以编发简报，分送有关领导和单位；本单位领导交办的事项，可将承办单位的办结汇报直接呈送领导阅示。
七、归挡。督查事项办理完毕后，应将所形成的全部材料收集齐全按照来件、领导指示、下发通知函件、催办记录、承办单位上报材料、向上级机关呈送的办结报告或编印的简报排列顺序，立卷归挡。
 
印章制发程序
  印章是机关或单位职权的象征物。组建、成立一个新的单位，或者一个单位改变名称，都要制发新印章。党系统印章的制发，通常遵循以下程序：
一、确认刻制印章的依据。制发印章时，应首先确认刻制印章的依据。有下列依据之一者方可刻制:
  1、有领导机关或法定主管部门关于组建或成立某单位的文件；
  2、有领导机关或法定主管部门关于某单位更名的文件；
  3、刻制专用章要有机关或单位领导人批准的书面材料；
办公礼仪  4、旧章磨损需更换新章的，也要有机关或单位领导人批准的书面申请。
二、绘制印章草图。确认刻制印章依据合法后，要按国务院关于国家行政机关和企业、事业单位印章的规定，绘制印章草图，并经党办公室负责同志审查定稿。
三、向公安部门申请登记和审批。刻制印章时，必须持有党委办公室开据的介绍信和印章草图，到所在地的公安部门申请登记审批。
四、委托工厂或刻字社刻制。持公安部门的批准证明，到其委托承制印章的工厂或刻字社刻制。
五、检查与验收印章。取印章时应仔细检查、验收。一要检查印章质量是否合乎要求； 二要检查是否有使用过的痕迹（印章在启用前不允许有使用过的痕迹）。
六、印章的领发与启用。印章经检验合格后，按规定程序发文公布，确定启用日期，并 附上印模，宣布旧章同时废止。然后将新印章交单位指定专人保管、使用。
七、印章的使用与缴销。由于机构撤销、更名或其他原因而造成印章停用，应按有关规定做好善后处理，并将印章缴回制发机关封存或销毁。
接待工作程序
  一、接待准备工作
1、接到来客通知时，首先了解清楚来客的单位、姓名、身份、性别、民族等基本情况；了解来客的目的和要求；弄清来客抵达具体时间和所乘车次或航班、轮班。
  2、及时填写〈来往客人登记单〉，送办公室主任签批。
  3、按领导签批意见，一般客人由工作人员直接作出安排。重要客人、考察组、视察团、英模报告团等要制定接待方案，在汇报内容、陪同人员、交通工具、费用开支、活动方式、日程安排等方面，提出具体意见，报有关领导批准。
  4、按领导批示意见或接待方案，安排好接站和客人食宿；落实好汇报单位和汇报地点。
二、客人到达后的服务工作
1、迎接。根据不同情况或接待方案的要求，接待人员提前到达宾馆或车站、码头、机场迎接客人。对重要客人，接待人员要陪同领导前往迎接。
  2、安排食宿。来客到达宾馆后，如有领导迎候，接待人员要将客主介绍给对方，然后按事先确定的住宿方案将来客依次引入房间，让客人休息。再与来客的工作人员一起安排伙食等。
  3、商议活动日程。食宿安排就绪后，接待人员要向客人进一步了解前来的意图和要求，商议具体活动日程，然后逐项落实。
  4、安排领导同志看望。如需陪餐或宴请，要提前安排妥当。
  5、组织好客人的各项活动。听取汇报，要事先安排好汇报人员、汇报内容和时间地点：参观游览，要落实好用车和陪同人员及介绍人员等。
三、客人离去的收尾工作
1、为客人订购返程的车、船、机票，并送到客人手中，或为客人租用返程车辆。
2、协助客人按规定结算食宿等费用。
3、安排送客的车辆，并由接待人员将客人送至车站、码头或机场。如属重要客人，安排领导人前往送行。
4、电话或电报通知来客单位或客人要到达的地方，客人何时乘何车、船、机班次离开， 以便对方接站。