2020-09-03
商务信函属于商务礼仪⽂书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使⽤的简便书信。那么下⾯是⼩编特地为⼤家整理收集的关于商务信函的格式和范⽂(标准版)，欢迎⼤家阅读与参考。
商务信函的格式和范⽂(标准版)
商务信函属于商务礼仪⽂书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使⽤的简便书信。其主要作⽤是在商务活动中⽤来建⽴经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销；询问和答复问题、处理具体交易事项。其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。
⽂种特性
〔⼀)语⽓⼝语性
每⼀封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间的⼀种情感交流。⼈都是感性的，
所以商务信函更多地体现了感性的⼀⾯。⽽不是⼈们想象的商务信函应该⽤⼀种特殊的“⽣意腔”，信函读起来使⼈感到⾮常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、⾃然、⼈性化。⽆论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语⽓、语调来表现。
(⼆)内容直接性
企业每天都要阅读⼤量信函⽂件。商务信函不需要⽤华丽的词句。所以，商务信函要写得简明扼要，短⼩精悍，切中要点。⽤简洁朴实的语⾔来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要⽤语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。
(三)态度真诚性
商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。不管说什么，都要带着诚意去说。把写好的商务信函拿起来读⼀遍，确保如果此时对⽅正在电话中与你通话，他⼀定能够感受到你的⾃然、真诚和礼貌。这⾥所说的礼貌，并不是简单⽤⼀些礼貌⽤语，⽽是体现了⼀种为他⼈考虑，多体谅对⽅⼼情和处境的态度。
(四)主旨单⼀性
商务信函具有纯粹的业务性，⼀般要求专⽂专事，内容集中单⼀，围绕公务，突出主旨。
(五)格式规范性
商务信函结构类似于⼀般的书信，有称呼、有正⽂、有署名。外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例，⽤英语或对⽅国家所使⽤的语⾔书写，在⽂法和书写格式上也要符合对⽅的语⾔规范和习惯。
(六)地位平等性
商务信函是两个平等法⼈之间的往来⽂书，反映双⽅平等、互惠互利的关系。商务信函的写作应相互尊重，以礼相待。
写信范文 (七)要求时限性
商务信函是在商务活动的每个环节中形成的，每封信函都是⼀定时限内的双⽅意愿的明确表达。因此，接收对⽅的信函后必须及时回复。⽬前，信函的传递越来越多地使⽤图⽂传真、电⼦邮件等快速传递形式，以适应这⼀特点的需要。
商务信函⼀般由三部分组成：信头、正⽂、信尾。
(⼀)信头
信头即信函的开头，由发信⼈名称及地址、标题、函号、称谓、收信⼈地址和单位等组成。
1发信⼈名称及地址
发信⼈名称及地址⼀般写明发信⼈企业单位名称及详细地址。还包括电话号码、电报挂号、专⽤电码、电传、传真、⽹址等商务联系信息。
2.标题
作为商务信函，它与⼀般的普通信件不同，只要不是企业单位个⼈与个⼈之间的交流，商务信函⼀般可以有标题。标题位置在信⽂⾸页⼘⽅，居中书写，其内容是标明事由。事由要求概括出函件的主旨、中⼼，使收信⼈通过标题就对信⽂的主要内容有⼤致的了解。常见的商务信函标题有以下两种形式：
(1)由事由加⽂种名称“函”构成，如“关于要求承付打印机货款的函”、“推销函”、“订购函”、“索赔函”等。
(2)先写“事由”⼆字，加冒号提⽰，然后直接标写该信函的内容，如“事由：机动车索赔”。
3函号
函号即编号，分为对⽅编号和⼰⽅编号。在外贸业务信函的信头上注明编号，可保证信函便于管理和查阅。
函号位置⼀般出现在标题右下⽅或信头的左上⽅。常见的有两种形式：⼀是仿效⾏政公⽂发⽂字号的格式，采⽤“x函〔xxxx〕x号”或(xxxx) “函第x号”的形式;⼆是采⽤直接编号的形式，如“第x号”。
4称谓
称谓是对收信⼈或收信单位的称呼，⼀般写受⽂者的尊称，这是商务信函必须的⼀项。其位置⼀般在标题或函号的左下⽅，单独占⾏，顶格书写，后⾯⽤冒号。书写时有以下两种称谓：
(1)泛指尊称。“尊敬的”后加称谓并加冒号，如“尊敬的先⽣”、“尊敬的⼥⼠”等。尊称中可以使⽤职务，如“尊敬的办公室主任”、“尊敬的财务部部长”、 “尊敬的销售部经理”等。
(2)具体称谓。即具体指名道姓的尊称。在姓名后⾯加称谓语。这类称谓⼀般⽤于写信⼈与收信⼈彼此认识或者⾮常熟悉的情况。因为这种称谓能够体现写信⼈与收信⼈之间的情感与密切关系。称谓可⽤泛称中的“先⽣”、“⼥⼠”等，也可以使⽤职务，如“尊敬的办公室⽯主任”、“尊敬的财务部张部长”、“尊敬的销售部王经理”等。
5.收信⼈地址、单位
收信⼈地址、单位要写明收信⼈企业单位名称及详细地址。
(⼆)正⽂
正⽂是商务信函的主体，叙述商务往来联系的实质问题。正⽂写作要求内容单纯，⼀⽂⼀事，⽂字简明，事实有据，⾏⽂礼貌。
1问候语
问候语也即应酬语或客⽓语。开头的问候语是商务信函必不可少的，即发信⼈对收信⼈打招呼的礼貌问候语。⼀般⽤⼀两句尊敬的客⽓话表⽰，如“您好”,“近来⽣意可好，效益颇⾼”等。如果是初次联系，可使⽤“久仰⼤名，未亲雅教”等词语。如果是回函，可使⽤“惠书敬悉，不胜感激”等词语表⽰感谢来函。
2主体
主体是商务信函正⽂的核⼼内容，是发信⼈要说明的事项。不同的商务信函的内容是不同的。⼀般包括以下两个内容：
(l说明发函缘由。直截了当、简明扼要地说明发函的⽬的、根据、原因等内容；复函则要引叙对⽅来函要点，以⽰复函的针对性。
(2)说明发函事项。主体表达信函的中⼼内容，⼀般是根据发函缘由详细地陈述具体事项，或是针对所要商洽的问题或联系事项，阐明⾃⼰的意见。要求语⽓要平和，问题要明确，事实要清楚，表达要明⽩。如商洽函的'正⽂主体包括商洽缘由、商洽内容、意愿要求三部分；询问函的正⽂主体包括询问缘由
、询问事项两部分；答复函的正⽂主体包括答复缘由、答复内容两部分；商品报价函的正⽂主体包括产品的价格、结算⽅式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输⽅式等。
如果正⽂主体内容简单，逻辑上可采⽤篇、段合⼀式结构，如果正⽂主体内容较多，逻辑上可采⽤分段式结构。
3结尾语
正⽂结束以后，⼀般⽤精练的语⾔将主体所叙之事加以简单概括，并提出本函的有关要求，强调发函的⽇的。如请求函的结尾语是“拜托之事，承望协助解决为盼”，希望回函的结尾语是“不吝赐函，静候佳⾳”等。结尾语视发信⼈与收信⼈的关系以及信函的内容⽽定，要求恰当得体。
(三)信尾
信尾部分包括四部分内容。
1祝颂语
所有的商务信函都要写明祝颂语。祝颂语分为祝者⾃⾝的请候语和收信⼈的安好语两部分：
(1)请候语，在正⽂结束后空两格书写。常⽤的有“敬祝”、“顺颂”、“恭祝”等。
(2)安好语，⼀定另起⼀⾏顶格书写，以表⽰对对⽅的尊重。常⽤的安好语有“商棋”、“⾦安”、“⽣意兴隆”等。
2签署
签署即发信⼈的署名或签名、⽤印。商务信函的署名可根据企业的要求或发信⼈的意见⽽定。有的企业署名以单位名称加盖印章的⽅式；有的企业要求发信⼈直接签名，以⽰对信函的内容负责。个⼈签名⼀定要由发信⼈亲⼿所签。
3⽇期
⽇期⼀般是发信具体时间。商务信函因为涉及商务业务往来，务必写明发信⽇期。⼀般采⽤以下三种形式：
(1)公⽂⽇期形式。即在信函签署下⽅⽤汉字⼩写写明发信⽇期，如xxxx年⼋⽉⼗⼋⽇。
(2)阿拉伯数字形式。即在信函签署下⽅⽤阿拉伯数字写明发信⽇期，如2008 年8⽉18⽇。
(3)国际标准简写法形式。即在信函签署下⽅⽤阿拉伯数字标记年、⽉、⽇，在⼀位数的⽉、⽇前加“0"，如2008年08⽉18⽇。
⽆论哪种写法，⽇期务必写全，以便存档备查。如2008年08⽉08⽇，不能写成“08年08⽉08⽇”。
4附件
附件是随函附发的有关材料，如报价单、发票、确认书、单据等。如果需要标注附件的，在信函签署的下⽅可以标注附件。如果附件是两个以上的，要分别标注附件⼀、附件⼆等。
范⽂：
道歉函
xx市兴达贸易有限公司：
贵公司20xx年x⽉x⽇函收悉。函中所诉20xx年x⽉x⽇《购买电脑桌合同》中，所收的35套黄花牌电脑桌部分出现接⼝破裂⼀事，深表歉意，此事已引起我⽅⾼度重视，现已就此事进⾏调查。
经有关邵门查实：我⼚⽣产的xxxx型黄花牌电脑桌，出⼚时，经质检部门检验全部为优质产品。函中所提的部分电脑桌出现接⼝破裂，是由于我⽅⼯⼈在出仓时搬运不懊造成的。衬贵公司的损失，我公司再次深表歉意，并请贵公司尽快提供电脑桌受损的详细数字及破损程度，以及公证⼈证明和检验证明书，我介司将以最快的速度按实际损失给予⽆条件赔偿。
对此，我们将引以为戒，查⼯作中存在的问题和不⾜，制仃改正措施杜绝此类事件的发⽣。
希望能够得到责公司谅解，继续保持良好的贸易往来关系。
候复
xx市光明家具有限公司
20xx年x⽉x⽇
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