英文书信格式及例文
() 英文书信的组成部分
英文书信一般由六部分组成。即:信头(Heading)、信内地址Inside Address英文信件结尾),
称呼(Salutation),正文(Body of Letter)、结束语(Complimentary Close)、署名(Signature),
有时在书信后面还有附言(Postscript)、附件(Enclosure),这得视具体情况而定。下面将分别说明。
1. 信头(Heading
信头是指写信人的地址和写信日期, 一般写在或打在第一面信纸的右上角,先写地址再写日期,地址的写法是从小到大,先写门牌号、路号,再写区名、市名、省名,最后写国名。时间的写法对英国人和美国人而言是不同的。英国人习惯按日、月、年的顺序写,
而美国人习惯按月、日、年的顺序写。例如:
英式:1st October1999
美式:October 11999
在使用前一种形式时,月和年之间的逗号可用可不用,但是在后一种形式中,必需要使用逗号。
信头的写法有缩进式和齐头式。缩进式每行开头向右缩进一两个字母;齐头式左边对齐排列,如下所示:
缩进式
Wang Ming
Dept. of Chemical Engineering
Dalian University of Technology
Dalian 116023
Liaoning Province
P. R. China
齐头式
Wang Ming
Dept. of Chemical Engineering
Dalian University of Technology
Dalian 116023
Liaoning Province
P. R. China
2. 信内地址 Inside Address
信内地址要写出收信人姓名和地址。一般给比较生疏的亲友的信和公事信件要写出信内地址,而熟悉朋友可以省去这一步骤。信内地址写出在日期下一两行的左上角,第一行写收信人的称呼姓名,然后写出地址。地质也是从小到大写出,分缩进式和齐头式两种。例如:
缩进式
The President
Oxford University
England
齐头式
Jiang Bin
64Heping Road
P.R.China
3.称呼(Salutation
称呼是对收信人的称谓。在信内地址下一两行处顶格写起,自成一行。末尾用逗号或冒号。
1)当给一位熟悉的人写信时可以用Dear 或是My Dear。在英国,My Dear Dear亲切,而在美国,DearMy Dear 亲切。
2)当给一位你不知婚否的女性写信时,可以用Ms.……,这是指"……女士"
3)在给不熟悉的人写信时,可以用Dear sir, Dear Madam, Dear sirs, Gentleman 等等。
4正文(Body of Letter
正文是一封信的主体部分。通常在称呼的下一行写出。正文也可采用齐头式或缩进式的方法。齐头式是反映每段开头一行和后面行并齐。缩进式是指每段的第一行向右缩进几个字母。信笺讲究简洁、效率。开头几句简单地寒暄后就不如正题,在结尾处要有祝愿和敬语。
常用的开头语有:
I have received your letter of July Ist. 71 日来信已经收悉。
I have the pleasure to tell you that …….很高兴告诉你……
I am very much delighted to receive your letter. 非常高兴收到你的来信。
It is my honor to inform you that ……很荣幸告诉你……
常用的结束套话有:
I am looking forward to hearing from you 盼早日回信。
Wish best regards. 祝好。
Thank you for your help 感谢你的帮助!
Wish my best wishes for your success. 祝你成功。
Wishing you a happy holiday. 祝假日愉快!
Hoping to hear from you soon. 希望能尽快收到你的回信。
5结束语(Complimentary Close
结束语在正文之后隔一两行的偏右方开始写出。开头字母用大写,以后的字母用小写,最后一个词后面用逗句。
常用的结束语有:
一般非正式的关系:
Yours sincerely,
Yours truly,
Yours faithfully,
Most sincerely,
Faithfully yours,
亲密的关系:
Love,
Yours love,
Yours Affectionately,
With love,
Lovingly yours,
Yours ever,
上级和长者:
Yours respectfully,
Faithfully yours,
6署名(Signature
在结束语的下方是签名,先手写出,再打出来。如果收信人不认识写出信人,可以在署名前用括号标出Mr.MissMs。在名称下面可注上头衔。如:
Yours sincerely,
Lucy Blake (手写)
Lucy Blake (Miss)(打印)
Sales Manager
7附言(Postscript,附件(Enclosure
在信件正文写作时可能漏掉了某些事,或临时发生了某事需要补充时,可以在信下面左下方写出上P.S.
如果随信有附件可在爱左下端注明。如:
Enclosure:1.Invoice(发票)
2.Resume(个人简历)
(二)英文书信实例
上面介绍了英文写信的主要组成部分以及各部分的写作特点,接下来我们将提供五种英文书信的范例。
1祝贺信
当朋友有了喜事,如结婚、高升、获奖的时候,你可以向他写出一封祝贺信,表达你的嘱咐与恭贺。
例文1
Mechanical Engineering Department
Dalian University of Technology
Dalian 116023
Liaoning,China
November28,1999
Mr. WangXiming
Mechanical Engineering Department
Massachusetts Institute of Technology
Cambridge, Mass. 02139
U.S.A.
Dear Mr. Wang,
Thank you for your letter of November 3,1999. I am sorry not to have written back earlier b
ut time seems to pass so quickly.
I learnt from your letter that you had received you master's degree. I would like to congratulate you on your splendid success.
In this letter I am bringing you a piece of good newsyour wife gave a birth of a boy last week and she ins in good health now. The baby weighed eight jin at birth. Yesterday my wife and some other neighbors went to the hospital to see your wife and to congratulate her on the birth. She told them that she had been nursed with the best care since she was in hospital.
Now I'm taking the Visiting School Test in Beijing. If I pass the examination, I'll leave for America soon. If not, I'll wait for another chance. I've never been to the U.S.A., and I know little about the institutions and customs there. I hope that you will write to me and tell me more about them.
With best regards to you and your classmates.
Yours sincerely,
Zhang Jiao
2 感谢信
当别人帮了你一个忙时,你应该给他写封信,以示感激。
例文2
Dear John:
Thank you very much for the nice birthday present you have sent me! I have been longing for a dictionary for a long time. It will surly be very helpful to my study.
It's very nice of you to remember my birthday. I'll make good use of the dictionary and I'll think of you with gratitude and affection every time I use it.
Love,
Sally
3邀请信
当邀请某位朋友参加活动,如交游、宴会时,可以写一封邀请信。信的语气应该谦逊,热情。
例文3
Dear Mr. Clark:
We are wondering if you and Mrs. Clark want to have supper with us on Friday, January 21st at seven o'clock?
James and I are looking forward with great pleasure to seeing you and Mrs.Clark. We do hope you can come.
Sincerely yours,
Lucy Wheeler
4 申请信
当申请一项工作,或是申请一个学校留学时,都应该使用申请信。申请信应该简洁、明确、如实地反映你的才能、成绩、愿望和目标。
例文4
   下面是一封申请留学的书信:
The Department of Civil Engineering
Dalian University of Technology
Dalian 116023
Liaoning Province
P.R.China
November 20,1999
Prof. Steeve Hunter
The Dept. Of Civil Engineering
**** University
New Your, NY 10017
U.S.A
Dear Professor Steeve Hunter,
I have for many years cherished the hope of studying civil engineering under your personal guidance as a graduate student in your university, to which your name has added so much luster.
I was enrolled to study civil engineering in the Department of Civil Engineering Of Zhejiang University in September 1992.I graduated from Zhejiang University in July 1996. And ever
since my graduation, I have been teaching in the Department of Civil Engineering of Dalian University of Technology.
If you could tell the necessany procedure of taking the graduate course of your department, I will be very grateful to you.
I am looking forward to hearing from you soon.
Sincerely yours,
Zhao Hui (手写)
Zhao Hui (打印)
英文书信格式及范例大汇总
英文书信结构要素 
)信头(Letterhead)。 
信头包括发信人的地址和发信日期。很多人不太注意保留信封,在信内的打上发信人地址就方便收信人回信。如果使用已经印好信头的信纸,就只要打上发信日期。信头位于信的最上方,原则上首先按从小到大的顺序(正好与中文书信相反),门牌号码和街名或单位名占一
行(太长可占两行),城镇名和占一行,国名占一行。然后是发信日期,它是信头的最后一行,可以写成日月年(英式)也可写成月日年(美式),如:May819968May1996. 必然说明的是,月份要写英文名称,否则有可能产生歧义,如5/8/1996,美国人会理解为1996日,而英国人则理解为1996日。 
)封内地址(Inside Address)。 
封内地址包括收信人的姓名和地址。封内地址必须和信封地址一致,否则就是出了差错,收信人此时可将信退回或按封内地址转寄。封内地址的第一行是收信人姓名,第二行职务,从第三行开始写收信人地址,写出法原则上和写发信人地址一样。 
)称呼(Salutation)。 
称呼应与亲近程度相吻合。最为正式的也是最不亲近的称呼为Dear Sir(英国用)或Dear Genteman (美国用),一般用于给政府机关、官员的公函中,或用于首次往来的商业书信中。比较熟识的人由应称他的姓,最随便也是最亲近的称呼是直呼其名,一般用于亲朋好友,但应注意,称姓时只称姓,不要又称名,而称名时不要加DrMr. 如某人全名为William.另外,如果对方为女性却不知应称Mrs.还是Miss时可称Ms. 。称呼后面的标点英国人习惯用逗号,而美国人习惯用冒号(亲朋好友之间可用逗号)。 
)正文(Body)。 
正文是信的主体,和中文书信的要求一样,正文的内容要主题突了出、层次清楚、语言简洁、表达准确。如果正文很长需要几张信纸联页时,则应在每张联页左上端都注明页数和收信人名称,如:Mr.WilliamJ.Hall 

)结束语(Complimentary Close)。 
结束语是习惯的客套用语,它必须和前面的称呼遥相呼应。如果前面称Dear Sir,则应选择下列结束语:Very simcerely yours Vedry respecrfully yoursVery truly yours Sincerely yours Yours sincedrelyRespe-crfullky yours Yours respecrfullyFaithfully yours  Yours faith-fully.如果前面称姓,则应选择下列是结束语:Sincerely yours Yours sincerely Truly yours Yokkurs truly Yours ever. 如果前面称名,则表示写信人与收信人的关系亲近友好,应选择下列结束语:SincerelyYoursLoveAll my love. 
)签名和发信人姓名(Signaturd and Name Addresser)。 
签名因为是亲笔手写,可能不好辩认,因此必须还要打印出来。签名只需签姓名,不需加Mr.
 Mrs.,以及学位头衔等,但打印姓名时,因为中文名没有性别之分,所以中文拼音名前就加Mr.Mrs.Miss.Ms.,以便收信人辨认,英文名男性不必加Mr.,但女性要加Mrs.Miss.Ms. ,打印名后面可加学位头衔等。 
一封完整的英文书信必须依序包含上述六个要素。如果信件有附件并有必要提醒收信人,可在第六个要素之后加上附件注记(Enclosure Encl.)。如果整封信写好后又发现遗漏了什么,可在附件注记之后加上又启(Postscript)或其缩写(P.S.)进行补充。 
I.信封的格式 
MsWangXiaolan 
15HuaihaiStreet 
Shanghai210088 
China 
Stamp 
PeterBrown 
22,BlachpoolRoad 
Sydney2140 
Australia 
1)写信人的姓名、地址写在信封正面的左上角。 
2)收信人的姓名、地址写在信封正面中央稍偏右的地方。 
3)邮票贴在信封的右上角。 
4)地址的写法是先写收信人或寄信人的姓名,然后按照从小到大顺序依次写出门牌号、街道、城市、省 或州名、邮编,最后写国名。 
5)收信人名前应根据需要加:Mr(先生)、Mrs(太太、夫人)、Miss(小)、Ms(女士,已婚或  未婚均可)、Dr(博士)、Prof(教授)等称呼,以示礼貌。有些中国学生给老师写信常用"teacher"作为称呼,这种用法不正确。在英语中"teacher"就跟"workerdriverfarmer"等一 样是一种职业,不能作为称呼。男老师我们可以用Mr,女老师我们用MrsMissMs作为称呼。 
II.信文的格式 
1)把寄信人的地址和日期(简称"信头")写在信纸的右上角。地址的写法同信封。 
2)把收信人的姓名、地址(简称"内地址")写在寄信人地址和日期的左下方,即信纸的左边,低寄信人 日期一至二行处。私人信件此项内容可以不写。 
3)把称呼写在收信人姓名、地址下面,相距一行处。称呼一般以"Dear…"开头,后面用逗号。如无" 地址",可以把称呼向上顺移。 
4)书信正文从称呼下一行的35个字母开始。 
5)如同汉语信一样,英文信的结尾也常写有"祝好""盼来信""代向……问好"之类的话,我们称之为"结束语" 
6)在信的结尾下面签上自己的姓名。除了对熟人或亲密的人以外,签名必须写全姓名,而且不管什么信件,都应由写信人亲笔签名。 
15HuaihaiStreet 
Shanghai,China 
Feb6th,2001 
PeterBrown 
22,BlachpoolRoad(可以省略
Sydney2140 
Australia 

DearPeter, 

  Iamverygladtohearfromyou.______________________ 

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____________________________________________________ 



  Imuststopwritingnow,asIhavealotofworktodo. 

Bestwishestoyou! 

Sincerelyyours,WangXiaolan 


III.英文书信常用的开头和结束语 
1)开头语 
 ①Iamverygladtohearfromyou. 
  很高兴收到你的来信。 
 ②Thankyouforyourletter. 
  谢谢你的来信。 
 ③Iwasverypleased(happy)toreceiveyourletterofFebruary6,2001… 
  很高兴收到你200126日的来信 
 ④YourletterofFebruary6,2001hasbeenreceived. 
  你200126日的来信收到了。 
 ⑤Itisapleasureformetogetyourletter. 
  收到你的来信,真是高兴。 
 ⑥I’msorrytohavetakensolongtoansweryourlastletter. 
  这么久才给你回信很感歉意。 
2)结束语 
 ①Ihopetohavealetterfromyoubeforelong. 
  希望不久能收到你的来信。 
 ②Pleasewritetomesoonandtellmeallaboutyourself. 
  请快点给我来信,并谈谈你的情况。 
 ③Givemybestwishestoyou. 
  呈以最好的祝愿。 
 ④Wishingyourbusinesseversuccessful 
  祝你事业有成! 
 ⑤Hopeyouarehealthy. 
  祝你健康。 
IV.签名时的用语 
 英文信签名时常用这样词语: