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便利店采购管理体系方案
一、总述
根据营运部的投资和公司的阶段性目标,而制定了今年的经营指标,采购部的主要任务就是完成公司的经营指标,包括：各商品服务部/店的销售额、毛利率、库存金额、周转次数、库存天数、新品引进率、滞销品淘汰率、通道费用额等;
总公司要做到“五个统一”,统一品牌、统一采购、统一仓储配送、统一结算、统一培训;根据公司营运管理分层级确定采购管理工作目前在分公司进行统一采购;
二、构建商品结构
1、建立符合公司农村便利店项目发展的具有竞争力的商品结构;
●生产资料
●生活必须品
●养生保健品
●差异化特殊商品
2、按照商品大、中、小分类的概念,对商品分类中所有品牌,全部地毯式收集、依照分类概念建立商品库;并用高、中、低档的方法建档;
3、按照市场份额进行类别排队、类别中的高、中、低分档、分档后品牌排队;根据品牌品项分档、分档后品项排队;根据商品定位、品类角、场场面积、确定商品组合;
4、商品组合时要注意以下技术结构：价格结构档次拉开；功能、体积、包装、花、质地
结构；应季、新品、个性,供应商在市场上主打的促销、特价、搭赠商品；自有品牌和总代理商品;
5、注意引导市场,形成自有品牌,当地没有的在其它地区实践已经获得成功的品类或商品侧重考虑引进;
6、构建差异化商品结构和补充型商品结构;
三、商品系统功能定位
1、商品是各级服务部/店的灵魂,通过商品结构系统的合理组合和陈列来体现;公司经营的商品在提升业绩,获取最大化效益目标上发挥的功能是不同的,分为：形象商品,销量商品,效益商品;
2、功能定位商品的管理参考标准：
●品项占比：形象商品的品项数应不低于5%,销量商品占45%,效益商品占50%；
●单品销售额参考值：形象商品单店月销售额不低于3000元,销量商品不低于1000元,效益商品不低于300元；
●毛利控制：形象商品毛利一般不高于3%,销量商品要比竞争对手低3%左右,效益商品要实现较高毛利指标；
●陈列量：形象商品陈列量应很大,库存天数在3-15天；销量商品陈列量较大,库存天数在3-30天；效益商品正常陈列量,库存天数在3-50天；
●缺货率：形象商品要保证随时有现货,销量商品缺货率低于0.5%,效益商品缺货率低于3%;
四、确定和修改商品结构规范
1、为确保农村便利店项目的商品结构能最大限度地满足不断变化的客户的需求,最高效率地利用场地空间以有限的商品数量追求无限的业绩增长,采购部门确定全国商品结构,编制商品组织结构汇编手册商品名录;
2、流程描述：
讨论并确定全国商品结构采购总部→讨论并确定各小组商品数量各地区采购部→报回采购总部备案各地区采购部
3、基本要求：
掌握全国各地市场的发展趋势,商品动态；了解全国各地区市场及商品的差异性；顾客需求最大的商品分类中商品数量要相应多;
五、商品引进与汰换管理
1、商品的引进是采购部的日常工作,应制订新商品引进率指标,并落实到全年、每月和每个商品类别,这样可以经常为顾客带来新鲜感,并在新商品中创造较高的利润,新商品引进率一年应达到20%-50%,并分解到每月、每周;
2、按照商品定期引进计划和标准,及时引进适合公司销售的新商品,淘汰销售差的旧商品,形成合理的商品结构和店铺商品形象,提升销售业绩;
3、通过对竞争对手的调查引进新商品；通过对市场的考察引进新商品；每月新商品引进率应在5-10%；新品引进时注意遵循“人无我有,人有我优”的原则,突出特；注意产品的生命周期;
产品周期 | 产品表现 | 采购策略 |
产品投放期 | 产品刚刚上市,需要迅速被消费者所认知,需要厂家对市场的大力培育 | 全面考察后谨慎决定 |
产品成长期 | 产品已形成一定的知名度,并有相应的顾客体,销售呈增长趋势,厂家需加大对市场的推广,扩大产品影响力 | 根据市场反应积极组织进货,大量销售 |
产品成熟期 | 产品已拥有稳定的消费,并形成一定的市场规模,但市场渐趋饱和 | 适当控制进货数量,以免造成库存积压 |
产品衰退期 | 产品销售日渐下滑,消费者逐渐选择更新产品替代 | 迅速淘汰该商品 |
4、对有效销售发生率一直较低的商品要予以淘汰,促进超市商品的良性循环,商品淘汰率应遵循“一进一出”的原则,通过设定最低销售量和最低销售额来淘汰商品；
5、对于质量不合格或多次遭顾客投诉的商品要坚决淘汰；对淘汰商品建立档案,以防以后再次进货;
6、商品淘汰时要有严格的程序：列出淘汰商品清单,交采购经理确认、审核、批准；统计出各级服务部/店和配送中心仓库所有淘汰商品的库存量及金额；确定商品淘汰日期,通知店铺清点汇总淘汰商品；淘汰商品的供应商货款抵押；淘汰商品的退场下货架→统一清数→打包→退场;
六、商品定价与变价管理
1、根据公司整体发展战略,制订合理的价格政策,在市场竞争中掌握主动,提高店铺的低价形象,促进店铺销售业绩;
2、在为新引进商品制定售价时,应充分考虑到竞争对手售价,部门毛利计划和品类商品价格带策略,以便制定合理的售价和商品组合,并保证公司的利益;
3、商品的定价方法：
●成本加成定价法：单位商品价格=商品进价+商品附加成本×1+加价系数
其中：商品附加成本指超市的固定资产折旧费、员工工资、产品仓储费用、产品运输费用、POP促销费用等超市分摊于该商品的费用,可由财务部提供
●售价加成定价法：单位商品价格=商品进价+商品附加成本÷1－毛利率
注：另可用根据商品的统一零售价倒扣方式制订价格和根据顾客需求制订价格反向定价;
4、变价管理：
●变价可分：正常变价、促销变价、特价商品变价、时段价格变更、清仓变价；
●变价前必须做好准确的商品盘点,确保该商品库存的准确；
●变价商品必须有醒目的POP,价格标志明显,已达到吸引顾客和喧染超市气氛的目的；
●除清仓降价、季节性降价外,其他的降价方式应在降价结束后的第一时间内恢复原来价格；
●大多数的降价应与供应商协商,共同分担降价成本;
七、初期阶段采购商品明细
采购什么商品,先进入村落跟村民聊、跟店铺的老板聊,多聊多看多走动就收集了商品信息;
第一种经营模式容易取得商品信息,店铺卖什么,卖那个品牌、哪些好卖,我们就采购什么商品;同时我们会咨询店铺的进货渠道和进货价格;当然店铺开始不一定如实告诉我们的进货渠道和进货价格,大多还是需要我们自己去访市场,得到更多更真实的资料信息;只有掌握了更多的资料信息,我们才能跟别去谈,并恰当的选择供应商;
第二种经营模式商品品录确定,先调查了解当地人们的购买习惯,再了解当地商店卖什么商品,然后结合第一种模式;最后结合公司现阶段经营商品主要是生产资料和生活必需品,就得出了商品名录,以报告形式呈交公司总部审批;
八、采购订货作业流程
九、供应商开发流程：
1、供应商开发流程图
2、与供应商的谈判要点：
●谈判要点：销售分析、利润回顾、促销活动及安排、供货情况、送货要求、价格分析、付款方式、新货计划、市场信息、季节性销售计划、竞争情况分析、货品种类发展潜质;详细请见附件
●与供应商的谈判技巧：谈判前要有充分的准备；谈判时要精神焕发,有朝气；尽量与有权决定的人谈判；尽量在配送中心办公室内谈判；我方应掌握主动；必要时转移话题；尽量以肯定的语气与对方谈话；尽量成为一个倾听者；尽量站在对方的角度,为对方着想；必要时以退为进；不要草率做出决定；
3、供应商档案的建立
●供应商的档案应包括以下内容：供应商登记表；供应商产品价格登记表；供应商企业资料；供应商采购合同；供应商洽谈登记表；供应商顾客投诉登记表；供应商顾客服务登记表；供应商销售业绩分析表；优秀供应商综合评估加权评分表;
●供应商的档案应该及时登记、整理；供应商的档案应由专人负责整理、保管,并录入电脑系统保存资料,一段时间整理给综管部;
4、供应商的替换
①经常对供应商的销售情况进行检核,与供应商共同分析销售差的原因；
②先删除销售差的单品；
③对总体销售差的供应商在双万协商后仍无改进的要及时删除；
④对只提供一种商品的供应商在销售较差时要尽可能删除；
⑤对销售额大,单品品种多的供应商要关注,避免其控制超市品种、价格;
十、积压和滞销商品处理
1、积压商品形成原因：店铺未按采购部单品终止要求及时办理退货或进行折价处理；采购部的工作失误；供应商未按要求及时取走退货；其他原因;
2、积压商品：是指在电脑系统中处于停止购进停止购进超过一个月或淘汰状态的商品;
滞销品3、积压商品具体处理方法：
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