为规范公司各类办公文件的管理，严格公文处理程序，提高工作效率，根据《国家行政机关公文管理办法》有关规定，结合公司实际情况，特制定本管理制度。
一、公文的定义及分类
1、公文定义：是指公司在经营管理过程中，按严格的、特定效力的、规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。
2、公司公文分类：
（1）公司规章制度及流程文件和表单类。
（2）通知：适用于转发上级机关公文、送达有关部门周知和共同执行的事项、发布规章制度以及任免或聘用干部等。
（3）报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问等。
（4）请示：适用于向上级机关请求指示工作、批准某种要求等。请求要一事一报。
（5）函：适用于不相隶属机关之间相互商洽合作、询问和答复问题、向主管或相关部门报请确认事项等。
（6）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况
（7）会议纪要：适用于记载会议的基本情况、讨论和研究的问题、发言的内容、形成的决议等。
二、公文处理原则
公司的规章制度1、公司公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。
2、公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。
3、公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密。
4、综合管理部是公司公文处理的管理部门，负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。
5、各部门负责人：负责审核本部门起草的公文。
三、管理规定
1、起草公文要求。
（1）起草必须使用办公室统一的文件格式。(见附件)
（2）公文签发涉及公司全局性重要文件由总经理签批，办公室下发。如涉及其他部门，以公司级文件下发。
（3）发出的公文，必须报办公室审核。审核的重点：是否需要行文，公文内容、文字表达、文种使用、格式等是否符合本条例的有关规定。
（4）传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。
2、收文管理
（1）公文的收发、传阅登记制度由办公室统一制定，并随时抽查各部门执行情况（收文登记、文件编号、传阅追踪记录等）
（2）公司收文的处理程序为：收文、分文、记录、传送、归档。
（3）公司收文由综合管理部统一负责：收到发来文件后，应先做好归类、登记，根据文件的内容，分送有关领导阅示和主办部门处理后，收回归档。
3、发文管理
（1）、公司发文由综合管理部统一编号、存档。有领导批示的，还应附批示件。
（2）、公司制度、规定、决定、决议、纪要、任命以及向政府有关部门的请示、报告等以红头文件印发，其他文件通常用普通纸印发。
（3）、以公司名义制发的公文，由总经理审批后签发。
（4）、公文正式下发前，综合管理部应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附加材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
（5）、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（6）、公司内部文件，各部门应妥善保管。
4、公文的存档与保管
（1）、综合部档案管理员每年3月底以前将上年度的公文整理归卷。对未及时归档的文件、资料，综合部档案人员负责向有关部门清理搜集，各部门应予以支持配合，避免重要公文及资料的散失。对特殊时期形成的档案资料全部收回归档。
（2）、公文的销毁，由综合部档案管理人员编制需销毁的公文资料清单，报综合部负责人批准后按规定实施销毁。
各部门、各单位要按上诉规定书写公文；凡上报公司的各类报告、请示等，均需按上诉要求办理；凡各部门、各单位在公司内部发布各类信息的文字材料均按上诉规定办理。
附件:
文件版面格式要求
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二、字体
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