一、会议的含义
会议，从词义上讲，“会”，是聚集、会合；“议”是商议，议事，就是讨论和研究问题。会议是指有组织、有领导地召集人们研究和讨论问题的一种社会活动方式。
从历史发展的角度看，会议是人类社会历史发展的产物。在蒙昧的原始社会，生产力极为低下，没有家庭和社会组织，当然也就谈不上什么会议。人类进入到氏族社会，生产力稍有发展，出现了家庭和管理机构，会议也随之产生了。美国社会学家摩尔根曾指出，原始部落时期的易洛魁人每逢一个首领死去时，本氏族的成员就举行一次会议来提名继任人。我国古代也有会议这种形式。史籍中有尧召集部落酋长用会议形式决定继承人和治水人选的记载。在《尚书·周官》中，也有“议事以制，政乃不谜”的记载，意思是说通过开会来议论国家大事，就可以不犯个人独断的错误。这是对民主议事的一种颂扬，是就政治性会议而言的。
在现代社会，会议是领导机构进行决策和管理，实现领导职能的一种重要方式、这种活动方式已经被广泛应用于政治、经济、科学文化以及社会生活的各个领域。会议与一般集会的区别在于它要商议事情，就是研究和讨论问题。如果一个集会没有“议”的程序，没有需要商议的事项，如舞会、新闻发布会等，就只能叫做会或集会，而不能叫做会议。
从信息论的角度看，会议是输入信息，加工信息，输出信息的一种方式。任何会议都有它的具体内容、即信息。没有新的信息，或者不是创造性地研究分析既有的信息，会议就失去了意义，就没有召开的价值。从系统工程的角度看，领导机关召开的会议是一种领导方式。会内工作必须与会外工作配合，会前、会中与会后工作必须结合，才能使会议精神、决议得以贯彻，产生效果。
二、会议的构成要素
（四）会议的人员
会议的人员，包括会议的参加者、会议的主持者和会议的辅助人员。会议的参加者是会议的主体。一般由主办会议的领导机关根据需要确定，并在会前发出通知。另外，一些法定会议
的参加者必须按照法定程序产生，如人大会议、政协会议等，且这类会议的法定出席人必须达到一定比例才能召开。会议主持人的职责，是使会议按照法律程序或原定的会议程序正常进行，包括宣布开会、掌握会议议程和时间、安排发言顺序、主持会议表决和选举、宣布表决结果等。法定的大型会议由通过选举产生的主席团主持，一般会议由召开会议的机关领导人主持。会议的辅助人员包括秘书和其他服务人员，其职责是负责会议的文字工作和其他事务性工作。他们虽然不是会议的正式参加者，没有发言权和表决权，但他们是会务工作的主体，会务工作的质量直接影响到会议的效果。
三、会议的类型
需要指出的是，会议和任何事物一样，都具有两重性。有事必会，无节制地开会，不讲科学规律地开会，不但费时费财，而且会使领导者和秘书人员陷入“会海”，走向会议原本作用的反面。
第二节 秘书会务工作的特点和要求
会议工作一般称之为会务工作，会务工作是指直接为召开会议服务的工作，是秘书和秘书部门工作的重要内容之一。从时间上来看，会务工作包括会前的准备工作、会议期间的服务工作和会后的处理工作；从内容上看，会务工作主要有文字工作和事务工作两个方面。当前，各机关、单位的会务工作，均由秘书和秘书部门负责组织和承办。秘书的会务工作，指的是从会议筹备到善后的一系列工作，也就是保证会议圆满召开的各种工作。秘书部门这方面工作做得如何，对一次会议开得成功与否，往往有着直接的重要影响。
一、秘书会务工作的特点
“办会”是秘书和秘书部门的经常性任务之一，了解秘书和秘书部门操办会务的特点，可以更好地做好会议服务工作。秘书会务工作的主要特点是：
（一）政治性
同整个秘书工作一样，秘书会务工作也有着鲜明的政治性。任何时期的秘书会务工作都从属于一定的政治集团并为其服务。任何会议的召开，都是依附于一定阶级、政党、社会组织并为它们服务的，都是为保证政令畅通无阻，执行领导决策服务的，都是为一定的政治路线、组织路线和思想路线服务的，其鲜明的政治性不言而喻。
（二）辅助性
秘书会务工作的宗旨是为领导工作服务，在会议的整个过程中发挥参谋助手作用，辅助领导把会议开好，并服务于整个会议工作。
（三）被动性
被动性是秘书工作的主要特点之一。反映在会务工作上，秘书和秘书部门不是会议的主体，只是会议的组织者和服务者。在会上，秘书既无发言权，又无表决权。如各种选举，秘书既无选举权，又无被选举权。而秘书和秘书部门的组织、安排会议，必须按照上级的指示、领导的意图办事，切实做好会议的各项服务工作，为会议的成功创造有利条件，而绝不允许离开领导的意图和指示，自行其是。
（四）事务性
一个会议，从开始筹备到善后处理，每个阶段、每个环节都有繁杂、琐碎的事务性工作要做。如一些大型会议的会场布置，诸如桌椅摆设，传声录音设备安放，会标、会徽、旗帜、标语口号、花卉的布置，灯光照明和电视荧屏显示等，以及迎来送往、证件的制作分发，都
是繁琐的事务性工作。而秘书和秘书部门正是通过这些事务性工作，保证了会议的顺利进行。在这些事务性工作中，蕴含着极强的政治性和政策性，有时一个很小的事务性工作没有做好，可能会衍生成为一个大的政治问题。
（五）时间性
会议这种活动形式本身固有的时间性，决定了秘书会务工作极强的时间性，并且贯穿在秘书会务工作的各个环节，这就要求会议秘书工作人员必须具有高度的时间观念。会议何时召开，每项议事需要多长时间，给每个发言人多少时间，每次表决占多少时间，秘书都要事先有计划并告知每个与会者。每个与会者则要严格遵守时间，准时开会、准时散会，不得随意拖会。每个发言者要在限定的发言时间内发言，时到言断。秘书会务工作的特点要求会议秘书工作必须做到：认真充分地做好会前的准备工作，严密准确地组织好会议期间的各项活动及服务工作，细致周密地做好会后处理及协调工作。
二、秘书会务工作的基本要求
对秘书会务工作的基本要求，主要有以下几点：
（一）会议准备要充分
会议能否达到预期目的，关键取决于会议的准备工作是否细致、充分。会议的议题不明确，会议就抓不住中心；会议的文件质量不高，会议的水平就会受到影响；会议议程安排不当，就会影响会议的正常进行。即使是细微末节，也应考虑周全、细致，准备充分。秘书应当根据会议的特点和要求，以重点带一般，全面地做好会议的准备工作。准备工作要做得充分，必须在平时就熟悉各方面的情况，注意经验积累。这样，在筹备会议时就比较主动。
（二）会议组织要严密
会议的组织工作涉及到方方面面，每个方面的工作都由一定数量的人员承担。要保证会议的顺利进行，每一个环节都要组织得十分严密，秘书和其他会务人员要密切配合，加强协调，防止工作脱节。为保证会议的顺利进行应当根据任务，定人定岗，实行责任制，哪个环节出了问题，就由哪个人负责。会务工作各组负责人应加强检查，发现问题，及时解决。
（三）会议服务要周到
秘书人员在整个会务过程中都是服务。服务应当热情、周到。它包括各个方面：有文字方面
会务工作的，有会场方面的，有食宿方面的，有医疗方面的，有车船方面的，等等。这些服务性工作做得好不好，都直接关系到会议能否顺利进行。这些服务性工作不但多而且繁琐，必须强调服务周到，对其中的每个环节都要认真考虑，以免造成混乱，影响会议效果。要解除领导和与会人员的后顾之忧，使其全身心地投入到会议之中，提高会议质量，以期产生好的效果。
（四）会议工作要重视保密、确保安全
加强保密工作，是会议的基本要求之一。特别是密级较高的会议，必须做到万无一失。秘书应提请领导在会议开始时，提出保密要求，进行必要的保密教育。在会议召开过程中，秘书应协助与会者加强文件保管，谢绝要求会见与会者的会外客人。会议结束前，应逐一按文件编号收回文件，统一交到秘书部门保管、处理，确保安全，是会务工作的一个重要方面。人数较多的会议，有重要领导同志参加的会议，尤其要切实做好安全保卫工作，各个环节都要落实安全防范措施。要加强防火、防毒、防盗、防事故的“四防”意识。
〖吸取教训〗
会议工作的保密，要注意做好以下几方面的工作：
（1）会前要布置保密工作，做好与会人员入场时的身份验证工作。
（2）在会议内容未正式公开前，秘书人员不得泄漏信息。
（3）对会议上公司领导的重要讲话不得随意扩散。
（4）会后秘书人员应检查会场和与会者的驻地，以免遗失文件。
（5）清理会上发放的文件,需要回收的一定要收回。
（资料来源：www.cacedu/ask/glyx/cac10202/200711/1547.html）
三、严格控制会议
召开会议，是社会生活中的一种普遍现象，是强有力的一种管理方式。但是，如果会议过多，每事必会，形成“会海”，对领导者来说，无疑是一种“灾难”。精简会议，是党和政府的一贯主张，党和政府曾经多次就“严格控制会议”、“少开会，开短会”发过通知。各地舆论也不断呼吁减少会议。严格控制会议，应注意以下几点：
（一）提高认识
应当明确认识，会议是领导方法的一种，而不是领导方法的全部；是领导过程的一个环节，而不是领导过程的始终。有的人由于受传统观念的影响，认为开会是“名正言顺”，“工作就是开会”，把开会和工作等同起来；有的把提高会议效率仅仅理解为一般的工作作风，而没有将其视为管理水平和质量的标志；有的只关注会议次数的多寡，而不重视会议的质量和效果。因此，有许多工作本来是领导职权范围内可以布置的，也非得“开会”办理，这种狭隘的思想作风与改革开放的时代要求相悖，它严重束缚了人们的创造性和主观能动性。因此，开会也应当提高思想认识，发扬改革创新精神。
（二）讲究效率
会议效率，就是用较短的时间和较少的人力、物力、财力、达到会议的最佳效果。在会务组织工作中，遵循这个原则，有利于解决会议多、会期长、耗费大、效果差等问题。对于端正会风，少开会，开短会，讲效果，大有裨益。在发达国家，企业家们都讲究“会议纪律”。日本某企业家提出“开会要提倡争论；提倡各抒己见；提倡全体发言；提倡不超过一小时；提倡站着开”的“五提倡”作风，很值得我们借鉴。在国内，不少有识之士已意识到会风问题实质上
是党风、政风问题，不少部门、单位已把它列为端正党风，搞好廉政建设的重要内容，采取了一些精简会议，提高会议效率的措施，很值得肯定和推广。
（三）制定会议规章
精简会议是一个系统工程。过去，会议繁多牵涉到社会生活的诸多方面，这其中有体制问题，如党政不分、政企不分、机构重叠等；有的是制度问题，如会议审批制度、会议财务制度等；显然也有思想认识上的“误区”。因此，精简会议不能仅仅停留在一般号召上，必须建立健全必要规章。如明确规定会议的审批与管理权限制度，会议经费的分配与审查制度，会议的评估与奖惩制度等。
（四）、不断改进会风
会风是思想作风和工作作风的具体表现。不良的会风，严重影响党关系，干关系，降低行政效率，有的造成经济浪费。因此，应不断改进会风。根据科学管理原则，对会议实行优化，选择最佳时机，最佳规模，最佳方式，最准确的议题开会；按照效率原则，加快会议节奏，丰富会议内容，精简会议形式，限制发言时间；实行互补原则，实现智慧的互补，注意反馈信息，防止“会而不议，议而不决，决而不行”。
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