摘要
在现代社会，会议是领导机构进行决策和管理，实现领导职能的一种重要方式。随着人类社会的进步，科学技术的发展，这种活动方式已经被广泛应用于政治、经济、科学文化以及社会生活的各个领域。会务组织工作已经被置于一个越来越重要的地位。因而，对于现代秘书应具备的办文、办会、办事三项基本能力中，办会也相应地被提到了越来越重要的位置。如何做好会务组织工作成为现代秘书面临的一项十分重要的课题。
随着越来越多的人参与各种各样的会议，从事会议策划的人也逐渐的多了起来。然而，会议的人员却几乎没有相关的专业知识和训练。他们虽然可以到一些参考资料，但整个会议组织过程的具体程序了解的并不深。因此会遇到了许多问题。除了专业的会议策划人员以外，现在有许多人在不知不觉中也加入到会议策划的工作中。本论文主要围绕着会务的组织工作作出一些细节性见解。
操办会务，是秘书人员的一项重要工作。任何一个成功的会议，都缺少不了秘书的创造性和服
务性的劳动。因此，充分认识秘书人员在会议中的职责，掌握做好会务组织工作的方法和艺术，提高会议的质量和效果，是秘书人员应具备的一种最基本的能力。
【关键词】秘书；会议；会务组织
摘要 (1)
1 会议概述
1.1会议的概念 (2)
1.2 会议的类型 (2)
1.3 会议的作用 (3)
2 会务组织工作概述
2.1 会务组织工作的基本概念 (4)
2.2 会务工作的特点 (5)
3会务组织工作内容与方法
3.1会务工作的具体内容 (6)
3.1.1会前准备 (6)
3.1.2会议期间控制 (6)
3.1.3会后工作 (7)
3.1.4 会议接待工作 (7)
3.2秘书应该如何做好会务组织工作 (8)
3.3会务组织工作总结 (11)
4 应该如何获得做好会务组织工作的能力 (13)
致谢语 (14)
参考文献 (15)
1 会议概述
1.1会议的概念
会议是有组织、有目的地召集人们商议事情,沟通信息,表达意愿的行为过程。会议分为大型会议、中型会议和小型会议三种。
秘书部门对有关职能部门申报召开的会议,要本着精简从严的审批原则,严
格把好审批关。要分析会议是否有必要开,能否合并开,可否用其他方式解决问题等。会议审批还应遵循“一支笔”的原则。
1.2 会议的类型
会议有十种类型：现场会议、观摩会议、电话会议、电视会议、广播会议、网络会议、座谈会、茶话会、工作性会餐和普通会议。但根据不同类型会议可以做如下分类：
按照举办单位划分，可以分为企业类会议、社团协会类会议和其他组织类会议。
企业类会议的主题通常是管理、协调和技术等，具体可分为：销售会议、经销商会议、技术会议、管理者会议、董事会会议、股东会议等。
社团协会类会议大致可以细分为：行业协会会议、专业和科学协会会议、教育协会会议、技术协会会议等。社团协会类会议通常伴有展览会。
其他组织类会议的典型代表是政府机构会议。
按照会议规模划分，可以分为小型会议、中型会议、大型会议和特大型会议。
按照会议活动特征划分，可以分为商务型会议、政治性会议、展销会议、文化交流会议、度假型会议和专业学术会议。
按照会议的性质和内容划分，可以分为年会、专业会议、代表会议、论坛、座谈会或专题讨论会、讲座、研讨会或专家讨论会或讨论会、专题讨论会、培训性会议、奖励会议。
新型和新颖类会议：玻璃鱼缸式会议、辩论会、角扮演和网络会议等。
1.3 会议的作用
（1）会议的积极作用
1）交流信息，互通情报。通过会议的报告、发言、讨论，可以交流工作情况，相互通气，彼此较快地了解全局，克服认识上的主观局限性。
2）发扬民主，科学决策。通过会议可能听取各种不同意见，集思广益。
3）增强友谊，促进团结。会议是人与人的直接接触，通过交流思想，总结工作，开展批评与自我批评沦，有助于加强上下级之间、同级之间的了解，增进团结。
4）统一认识，协调行动。通过会议作出决议、决定，共同贯彻，以推动工作的开展，防上各行其是，减少相互矛盾。
5）带动消费，促进经济。成千上万的会议，已经形成“会议产业”。
(2)会议的负面作用。
1）造成时间、精力的浪费。美国一位管理学家说过“领导人相当的一部分生命要在会议中度过”。前苏联的一位文秘专家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究资料：“会议比重占指挥员和专家
工作时间的30％～33％。”日本效率协会统计发现“全日本科长以上管理班人员工作时间的40％是在开会。”在我国，领导人员开会的比重究竟占多少，目前尚无人去研究，大约不会低于上述所列百分点。如果众多的领导者都陷入会海，哪里会有时间和精力去做他们该做的事呢?
2）金钱的浪费。开会就要用钱，越高级、越长、越大型的会议，一般说来用钱越多。会议费用有些是正当而必须的，有些则是可用可不用的，有些则纯属铺张浪费。
3）信息的重复、浪费。有些会只是层层传达，复述上级意见，或者为会而会，走过场、搞形式，本身并不结合实际，其结果是制造重复信息，滋长文牍主义。
4）滋长不正之风。长期以来，有少数干部成了专门开会的“职业开会者”，还有些人极力争取参加各种会议，无非是借机在旅游胜地公费游览。还有些人除了“开会”外，别无他事，开完会并不去认真传达贯彻，成为典型的会议型官僚主义者。近年来还出现利用会议敛财，收取各种名目的赞助。
2 会务组织工作概述
在现代社会,会议是领导机构进行决策和管理,实现领导职能的一种重要方式.随着人类社会的进步,科学技术的发展,这种活动方式已经被广泛应用于政治、经济、科学文化以及社会生活的各个领域.会务组织工作已经被置于一个越来越重要的地位。因而，对于现代秘书应具备的办文、办会、办事三项基本能力中,办会也相应地被提到了越来越重要的位置.如何做好会务组织工作成为现代秘书面临的一项十分重要的课题。
2.1 会务组织工作的基本概念
（1）会务组织工作的概念
会议有广义和狭义两种，狭义的会议是指在遵守一定国家的法律和遵循一定的会议规则的前提下，围绕一定议题,三个人以上（包括三个人）在一起共同（商议）问题（议题）,以便达到或互通情况,或交流思想,或达成协议,或做出决议（决定）等有目的有组织有领导的集会.这个概念包括有组织,有领导,有商议,有议题,有人数,有目的六个基本要素。严格地说，只有符合这六要素的集会才能称为会议。但现实生活中,实际工作中,许多只有上述会议概念中的某些特征的集会，如各种总结会、报告会、传达会、动员会、表彰会等，也在习惯上称之为会议.我们可以把它看作是上述狭义的会议概念的外延，即广义的会议概念。
既然有了会议，自然就有会务组织工作。会议从筹划到善后，有一系列工作需要秘书参与和组织，这一系列秘书工作就叫做会务组织工作。它包括会前筹备工作——拟定会议计划、准备会议材料、安排会议生活和布置会场；会中服务工作——签到与引导、组织会议进行和搞好生活服务；会后总结工作——送别会议代表、会场善后、整理会议文件以及会务总结反馈。会务工作水平的高低，直接影响会议的质量和效果。因此，做好会务组织工作，对辅助领导决策和管理有着重要作用，是秘书必须具备的一项基本技能。
（2）会务组织工作背景
1)社会发展，会务需求量加大
在现代社会，经济不断增长，交流不断增多，这使得会议在数量上日趋增多，在范围上日趋扩大，在内容上日趋丰富，在种类上也千姿百态。
2)“会海”成灾，会议质量亟待提高
会议泛滥已经成为一个世界性的问题。究其根本，中国会议管理研究专家葛广智认为：“所谓…会多?其实只是一种假象，真正问题不是会议的数量太多，而是不少会议的质量太低。
是在会议活动中存在很多的不合理。”因此，要想真正做到精简会议，就必须要提高会议的效能。作为秘书人员而言，要努力做到在会务组织工作中增强科学性，减少盲目性、随意性，遵循会议活动的一些最基本的工作原则，实现对会议的科学管理。
2.2 会务工作的特点会务工作
会务工作是现代社会生活、政治生活、经济生活中一种经常的广泛的活动形式。会务工作的一些基本问题，具有以下特点：
第一，政治性。会议秘书工作从来都依附于一定的阶段、政党并为他们服务。
第二，服务性。会务工作是随着开会的需要应运而生的，它的一切活动，都是为了给会议提供方便条件，做好各项服务工作，保证开好会议。
第三，被动性。会务工作的辅助地位决定了它的被动性。
第四，事务性。无论是值班接传电话，还是记录整理简报，很多环节都有较强的事务性，繁杂而琐碎。但是，正是通过这些事务性工作，保证了会议的顺利进行。这种事务性工和中蕴
含着极强的政治性和思想性。有时一个很小的事务性工作未做好，可能会发展成为一个大的政治问题。
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