会议管理制度
一、目的
为规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。
二、职责
（一）人事行政部负责会议管理，所有重要会议要在公司领导批准后到人事行政部登记备案。
（三）除其他部门主办的会议资料各自存档外，其它会议资料由人事行政部管理部整理、分发、立卷、存档。
三、会议分类
（一）公司周、月、季度例会制度
1、主持与记录：由人力资源部召集，总经理主持，人事行政部进行会议记录。总经理未列席会议时，由副总经理主持。
2、召开时间：
（1）周例会：每周一上午10点；
（2）月例会：每月最后一周上午10：00;
（3）季度例会：每年三月、六月、九月最后一周上午10:00；
3、参加人员：为公司各部门主管，由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向人事行政部请假。
4会务工作、会议内容：
（1）公司日常运作情况的总结；
（2）各部门汇报上周、月、季度工作任务完成情况，着重介绍在任务执行过程中出现的问题；
（3）与会人员就工作中所遇到的问题进行发言。
（4）各部门对下周、月、季度工作的计划；
（二）其他会议
1、公司年终总结表彰大会
总结全年工作情况，布署下一年度工作任务，表彰奖励先进集体及个人。此项会议由人事行政部具体组织实施。
2、各专题会议
相关部门根据实际工作需要不定期地召开。会议的内容主要是针对运营管理中对专项工作进行讨论、布署和总结。
3、员工发起的会议
公司员工可以发起一定级别的会议，员工对公司的某一制度，或者工作中出现的问题提出解
决方案，需要多个部门协同时，可以提请适当级别的会议。由人事行政部将会议纳入临时会议的范围，并由总经理批准。
四、会议召开
（一）会议安排：
1、凡涉及到多个部门人员参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前1-2天将总经理批准后的会议报人事行政部，由人事行政部进行统一安排，方可召开。
2、人事行政部每月统一编制例会会议计划。
3、凡公司已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，组织部门应提前2天报总经理审批并报请人事行政部调整会议计划，未经人事行政部调整的，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。
4、各部门工作例会必须服从公司的统一安排，各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。
5、会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向总经理请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。
（二）会议的准备：
1、公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应由人事行政部提前做好投影设备连接调试工作；
2、会议之前，人事行政部应有专人负责会议会标的制作和设置，并根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品；
3、特别重大会议，应由人事行政部专人负责各项准备工作，具体包括以下内容：
（1）会议议程安排（应提前报交公司领导或主要参会者）；
（2）会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）；
（3）会议场所布置；
（4）会议服务人员的安排；
（5）会议签到；
（6）会后事项安排。
（7）会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。
（三）会议召开及传达：
1、应明确公司会议的目的，公司会议的目的是解决问题提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议。
2、参会人员在会前应明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料。
3、与会者的发言要言简意骇，一般发言不可过长，会议组织者或主持人在开会前应该就每个人的发言时间予以统计和控制，时间到后，无特殊情况不予延长。每次开会中应该强调发言的时间要求。
4、重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。
5、与会人员必须用正式的会议记录本做详细的会议记录，以便于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务，人事行政部将不定期抽查与会人员的会议记录。
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