大型会议、接待、重大活动保障方案
一、重大活动的应急处理
2.必要时根据甲方需求增派保洁人员协助。
3.重大活动结束后，迅速清理现场，并防止意外事故发生，如烟头、设备长期运转等引起的火灾，机密性文件的遗失等。
二、参观、采访、迎接上级检查的应急处理
1.遇重大参观、采访、迎接上级检查时，接到甲方提前通知后，根据甲方要求进行突击性服务。
⒉必要时从其他项目调动人员协助。
3.组织专人对参观线路反复进行检查，以免遗漏。
4.结束后做好清理、清扫等善后工作。
（一）高级别会议服务
——会前准备工作
1．会议接待室布置与相关主管部门协商，请主管部门在会前将会议接待编导计划通知管理处，计划内容包括：会议接待时间、到会者身份、出席人数、接待规格、室内布置要求、桌椅摆放形式、（如茶叶标准、点心、水果、台布、毛巾、空调温度、音响、投影、灯光、花卉等），管理处根据会议接待编导计划，帮助采购和进行会议接待室的布置，并根据会议接待布置经验提出合理化建议。在所有布置准备工作完毕后，请主管部门检查，并在会议接待前再自查一次，以避免会议接待准备出现差错。
2．会务安全保障
（1）在会议召开前，对会场周围的环境进行安全检查，排除一切可疑因素，同时我们对服务保障工作进行全面自查，如全部设备、保洁、绿化、保安等工作，确保万无一失。
（2）组织员工重温各种情况出现时的“紧急情况处理方案”，做到有备无患。
（3）对与会议有关的场所、设备、建筑、陈设等，除派员对会议接待场地进行安检外，还要请公安消防、建筑设计及其他有关部门会同有关单位进行联合安全检查，管理处主动介绍情况，配合专业部门做好安全检查工作，消除易燃物品，排除一切不安全因素，确保大会的安全。
（4）运用“隐型服务”，除电梯操作员和保安员站岗外，其他物业人员采用“隐形服务”或处于待命状态。
（5）当重要活动需要特殊安排时（如接待重要贵宾、升旗仪式等），配合主管部门拟定执行计划，并按计划演练，确保完满完成任务。
3．会议工作的安排
（1）利用充足的时间在会议前检查灯光、空调、电梯、影视音响设备是否正常，有异常的及时向主管领导报告并对能维修的及时进行维修，保证不耽误会议的进行。
（2）提前仔细做好会议室的桌、凳和地板的清洁保洁工作，保证给与会人员一个舒适整洁的会议环境。
（3）注意做好自己的仪容仪表，穿上标志明显的工作服，佩戴工作牌，提前30分钟到场。
（4）提前将消毒过的茶杯按位置摆放好，准备好茶叶，提前15分钟在会议室门外面带笑容等待迎接到会的人员。
（5）管理处在接到会议通知后，应在短时间内作出详尽的会务安排并及时向相关主管部门汇报，在得到批准后，尽快落实执行；管理处根据需要，提前一天准备好横幅并摆放好鲜花，布置好现场；提前一
天对会议室进行全面检查，并与会议主办单位保持联系，对座位数、名位牌、会标等进行核对，同时加大力度对影视、音响设备、灯光、花卉摆设、茶水、茶杯准备、卫生情况、进出通道进行检查，要求达标后对会议室进行封闭管理，无关人员禁止进入会议室；服务员在穿戴整齐和端正仪表后，提前1个小时到岗，并提前15分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。
4．会议接待的保密管理处平时做好员工安全保密方面的培训，会议前对员工重申保密纪律，做好防范教育工作，确保不出丝毫的闪失。
——会中服务工作
1.在所有会议接待准备完成后，会议接待服务主要靠会议接待服务人员，其他人员都应回避，并根据各自岗位规定恪尽职守。
2．会议接待服务人员做好宾客迎接、签到、安排就座、沏茶、补茶水、送客等全方位的服务。会议接待服务人员将相关物品送到门口，由会议主管部门指定专人为宾客服务。
3．会议接待服务员举止大方，并根据领导饮用茶水的习惯每隔15分钟加茶水一次。4．服务工作做到细微之处，服务人员做到三轻：走路轻、讲话轻、动作轻。
5．管理员负责对现场的服务工作人员进行监督检查，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，如发
生突发事件及时应对。
6.会议接待服务人员主动热情为在场每一位领导提供最优质的服务，若领导有事交代，主动热情上前去询问，及时办好领导交代的事情，为所有与会人员留下一个最好的印象；管理处综合管理部在会议期间加强与安全管理部的联系，防止无关人员进入会场扰乱会议，加强对会议期间的用电设备的工作情况进行巡视，防止事故发生，保证消防通道的畅通，紧急情况下，所有服务员都在场疏导。
——会后恢复工作
1．会议结束之前，部分会议接待服务人员提前做好与会人员的迎送准备工作，并为不熟悉会场环境的与会人员引导带路。
2．会议接待结束后，管理处立即安排人员，按要求恢复会前模样，重点是“三清三关”，即清除会议桌上的物品、清除室内垃圾、清除可能出现的隐患，关电器、关电源、关锁门窗及搬运桌椅等，最后再检查一次，做好相关记录，确保不留任何隐患。
3．做好会场的清场工作。
4．遇到有遗留物品，由图书馆办公室进行处理，不得擅自决定留用。
5．对拾到的物品如钥匙、手机、钱包、资料等一律上交主管部门，由主管部门负责寻失主。
6．对会议中颁发的通知、日程安排及一切文件均上交主管部门统一处理。
重视会务工作的不断提高随着科学技术的不断发展和机关作风的不断改进，对会务服务工作的要求也会不断向更高层次迈进。采用科技型管理模式、运用高
技能服务策略，不断吸取先进、文明、适合XX项目会务特的管理方法，加强日常培训和演练，提高会务应急处理能力，同时征求相关部门的意见和建议，及时改进和完善会务服务工作，不断在改进中完善，在完善中提高。
（二）中大型会议服务
——会前准备工作
详尽了解出席会议的人数、开会时间、会议日程、场地安排等具体要求，着手进行各项准备工作。
1.制定切实可行的实施方案大型会议的服务工作，必须先制定科学的、可行的实施方案。对新的要求和变化，制定相应的对策和措施，以利于在服务工作中争取主动。充分分析会议需要的人力和物力情况。
2.合理安排人、财、物统计、检查茶具等各种服务用品，按计划用量增添短缺用品，保证有充分的物品满足会议的需要。对现场工作人员进行挑选、组织、分工。合理分配，实行定岗位、定人员、定任务的三定岗位责任制。
3.进行清洁卫生和安全工作凡属大会使用的场地，行走路线、周围环境等场所，均要进行全面细致地清洁卫生工作，并达到卫生标准。对与会议有关的场所、设备、建筑、陈设等，要进行全面的安全检查，排除一切不安全因素，确保大会的安全。
4.进行严格的业务培训会议前所有现场工作人员都要按分工提前进入工作岗位，进行本岗位业务训练，熟悉岗位环境，了解工作职责和岗位服务规范。结合岗位情况进行着装仪表、举止言谈、服务操作等方面的专门训练。按一流服务水平的要求，在会前进行一次业务演习，确保准备工作充分、完善、万无一失。
——服务规程
1．茶座服务
（1）搞好场区桌椅、沙发、茶几、厅廊地面和厕所的卫生，创造一个文明、卫生的环境。
会务工作（2）根据茶座服务需要，领取茶具、烟具和招待用品。
（3）烫洗茶具要坚持用清洁剂洗，“氯氨T”消毒、开水烫和净布擦四道工序，最后整齐摆放到茶柜或消毒柜中.严格把关，保证达到安全、卫生标准。
（4）着装统一，仪表整洁，会前一小时上岗。铺设台布，摆放茶壶、茶杯。
（5）入场前半小时开始打开水，饮水处备好热茶、温茶和凉开水。
（6）开会前15分钟茶座斟开水。
（7）面带微笑，热情服务。
（8）会议进行中及时续水。
（9）与会者离开座位时，主动拉椅、照顾，并迅速检查桌面、桌下有无遗忘的物品。
（10）会后，及时清理现场，洗刷、调换用过的茶具、烟具，按要求重新摆放整齐，为会间休息做好准备。
（11）饮水处的温茶、热茶、纯净水等，摆放均匀、整齐，标上字样，备好充足的茶杯，并及时消毒。
2．场内服务
（1）搞好场内卫生。保证温度适宜、空气新鲜。
（2）按要求摆好指路牌和带有各种标志的牌号。
（3）入场前一小时，统一着装，仪表整洁入岗、站位。
（4）熟悉场内区域座号，主动为与会者引座，做到准确无误，并做好特殊需求服务。
（5）会间休息或休会时，及时打开门，按规范坚守岗位，照顾与会者出入或退场。
（6）认真搞好会后收尾工作，妥善收存各种牌号，遗失物品.上交主管部门。
3．厅室服务：为与会者在会前或会中休息提供服务。
（1）明确本厅活动的人数、主要领导及其生活习惯、招待标准、工作要求。
（2）按要求和人数布置，布置形式美观、大方、协调、实用。
（3）搞好厅室清洁卫生，调节室内温度，保持空气新鲜，温度适宜。
（4）茶具等严格消毒，随时提供使用。
（5）适时拉好窗帘、开灯照明。
（6）全面检查现场和出入路线，发现漏洞及时弥补。
（7）入场前10分钟，茶杯、茶壶点水，铺好垫盘，摆好茶杯。做到人到茶到，茶量适当，浓淡可口，凉热适宜。
（8）会议进行中间，一人坐在门后适当处值班，观察会场情况，掌握续水
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