会议服务标准流程会议服务流程及标准最新
会议接待服务标准
1.0目的为了规范会议接待行为，统一服务标准，持续、稳定的为用户提供良好会议接待服务。
2.0适用范围
适用于大厦各类会议接待工作。
3.0职责
3.1客户部负责会议接待的具体实施。
3.2客户员负责会议登记和提前确认工作，确保会议如期召开；并记录好会议召开的单位、出席人数和召集的领导职务来决定会议的大小，采取相应的服务措施；
3.3客户部负责安排工作人员对会议室进行布置，保障会议室整洁舒适；
3.4会议接待员负责在会议进行期间巡查，及时处理突发事件，确保会议顺利进行；
4、程序
4.1会议的分类
根据现时会议接待工作实际情况，将会议接待分为日常接待（二类会议接待）、一类会议、临时会议。
4.2会议接待服务标准
1）每天安排一名会议接待员于早上8：00上班，于8：00-8：15分时段完成以下工作：将所有会议室的门及部分灯打开；将开水器的烧水阀打开及18f会议室内的电热水瓶注满水后插上电源，保证当会议开始时有足够的开水。
2）每天的工作由会议负责人根据实际情况进行安排。
3）会议接待员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，于会议开始前15分钟将茶水准备到位。
4）到岗后首先检查会议室内的灯是否打开、空调温度是否舒适、设备、会议物资是否到位、烟灰盅是否清洁，发现异常无法处理时及时向主管领导报告；
5）参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，当会议开始时会议接待员应在自己管理区轮流巡查，以便能及时给新到的客人送上茶水，直至与会人员基本到位。
6）与会人员基本到齐后，会议接待员将自己管理区域内的会议室内茶水添加一遍后，每隔20-25分钟到会议室加茶水，直至会议结束（如有特殊情况可自己把握）。
7）在加茶水过程中，会议接待员应及时更换烟灰盅、留意会议室内设备运行是否正常、空调温度是否舒适。服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）；
8）会议接待领班必须到场监督服务员工作，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对；
9）接到热线人员通知，会议临时需要的物资，应5分钟内送到，如无法满足，会议接待员亦应5分钟内到会议室向客人解释，如客人不满意或不接受，会议接待员应通知会议负责人到场解决。
10）会议结束后，会议接待员应简单将会议室收拾一遍，包括将桌椅摆放整齐；烟灰盅、盒纸锁回茶水柜；所有设备恢复原状；会议临时用品（插线板、铭牌、临时增加的椅子、白板等）还到仓库，如果桌面及地面较脏，应通知清洁
会务工作员到场清洁，清洁后会议接待员将灯、空调、窗关好，以便迎接下一个会议。
11）每天下班前，会议接待员还应对自己管理区域的会议室检查一遍门、窗、空调、灯、设备是否关好才能离开。
4.2.2一类会议（专指服务区域在主楼内的会议室）：
2)按客户要求申购会议物资。
4)会议接待员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前30分钟到岗，并于会议开始前15分钟将茶水准备到位，在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。
5)按4.2.1第5）条款到第11）条款的程序开展工作。
7)客户部主任或客户服务经理，必须到场监督会务工作人员的情况，巡视会议室的准备情况
和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对；
8)如会议有需要，在会议期间应加强安全保卫工作，防止无关人员进入会场扰乱会；机电设备部人员应注意会议期间用电设备的工作情况，防止事故产生，应保证走火通道的畅通，紧急情况下，应有服务员在场进行疏导。
9)会议结束后，会议接待负责人持客户确认的《会议物资需求表》、《会议费用结算表》到我部收费员处开发票。
10)将发票交客户时一定要求客户签收，会议接待负责人一直跟进，直到我司收到该费用为止。
4.2.3临时会议：
1)接到热线人员的通知后，该区域会议接待人员应5分钟内到场按4.2.1第5）条款到第11）条款的程序开展工作。
4.3会议工作流程
4.3.1值班人员下班前将oa网上收集会议的信息填写在《商务接待活动登记表》上交会议接待负责人员，并在第二天一上班重新收集新的信息，涉及到语音、投影系统的会议及其他部门配合的接待工作，应将会议情况记录在《会议接待设备准备工作表》中交弱电组及其他部门进行会议准备。
4.3.2值班人员每20分钟对oa网进行临时会议信息的收集，并将新信息及时通知会议接待负责人员，由其安排工作并将新信息登记在《商务接待活动登记表》中。会议接待人员在会议前15分钟完成对会议室的检查及准备工作，检查结果记录在《商务接待活动登记表》上。无语音、投影系统的会议不用填《会议接待设备准备工作表》。
4.3.3会议接待负责人员在领取当天《商务接待活动登记表》时，应将前一天的《商务接待活动登记表》、《会议接待设备准备工作表》交值班人员统一归档。
4.3.4值班人员收到语音、投影会议室预定信息后，5分钟内将《会议接待设备准备工作表》交给弱电组指定的技术员，由其在会议前15分钟内做好准备工作。
4.4弱电技术员的日常维护及会前准备
4.4.1原则：保证会议系统的设备正常运行
4.4.2措施：
1)每周维护、检查会议室的会议设备（语音、投影），做好维护、检查工作的记录，每月进行会议室会议设备功能性的评估。
2）会议前半小时按照提供的《会议接待设备准备工作表》，对会议室会议系统进行检测，并将完成情况记录在《会议接待设备准备工作表》上，由会议接待人员进行复核。
3）领导以上重要会议，完成检测后应在现场对会议全程跟进。
4）会议开始前5分钟，会议接待人员用礼貌语言“各位领导早上好（下午好），进行最后一次试音”，验证会议系统
会议服务规范
（1）会议服务人员的仪容仪表、语言、态度、纪律、服务卫生
1、仪容仪表
a)着装统一整洁，佩戴服务标志，不穿拖鞋，响钉鞋。
b)服务人员长发不遮眼、后发不披肩、要求画淡妆，不浓妆艳抹，不佩戴首饰。
c)坐站规范端庄，不翘腿。
2）语言
a)语言温和亲切，音量适中，普通话规范。
b)语言文明礼貌，使用礼貌用语。
c)对服务对象主动打招呼，不漫不经心，不粗言粗语，不大声喧哗。
3)态度
a)敬业、勤业、乐业，精神饱满，彬彬有礼。
b)微笑服务，态度勤恳、热情、周到。
c)工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉。
d)解释问题有礼有节。
e)想服务对象之所想，及服务对象之所急，尽服务对象之所需。
4)纪律
a)上班前不饮酒，不吃异味食物。
d)服务过程中不打哈欠，喷嚏，挖耳鼻。
e)严格遵守职业道德。
a)工作服固定、整洁、干净。
b)定期体检，健康合格，持证上岗。
c)用品用具分类管理，及时清洁消毒，摆放整齐。
（2）会议服务的程序
会议服务三步走：
准 备跟踪收尾
一、会前准备
1、会议服务员在接会议通知单后，须了解：
1）会议单位名称、与会人数、重要领导。
2）了解会议使用场地。
3）了解会议开始的时间、场次。
4）了解会议中需要注意的事项及布置。
2、根据要求将所需的各种用具准备好。
如：会议桌、会议椅、演讲台、白板、幕布、纸杯、矿泉水、茶叶、烟缸、抽纸、白板笔、横幅、鲜花等绿植树、人名牌、指示牌等。
负责人员：会议服务员
完成时间：会议开始前一天
3、按要求将会议需用的设备准备到位。
需在大中剧院举行的会议，工程部人员须调试好相关设备如麦克风、幻灯机、投影仪等，并确保其正常使用。负责人员：工作人员
完成时间：会前1小时
4、服务员需在会议开始前半小时内将各项准备工作做到位。
如：开窗通风、开启灯、根据温度开启空调或风机、备好充足开水；针对大中剧院，须调试音响，灵活控制。
5、根据要求，将会议指示牌放在特定位置。
负责人员：会议服务员
完成时间：会议开始前半小时
6、检查会议现场是否符合要求。
如：桌面，地面要整洁，照明灯正常开启，各种用具干净、齐全，会议使用物件摆放符合标准。
负责人员：经理助理/保洁部主管
完成时间：会议开始前半小时
7、对于一级会议，服务员需在会议开始提前十分钟，精神饱满地在门中迎候。并安排人员在会议区通口等位置进行指引。