会务和公务活动的组织安排工作是党委办公室承担的一项非常重要的工作。党委办公室承担着党委召开的各种会议、举办的各种重大活动，以及由有关单位承办、邀请领导同志参加的各种公务活动的组织安排和协调工作。办理会议、公务活动，是党委办公室的一项重要工作职能。因此，了解会议和领导同志公务活动的组织安排工作，是党委办公室工作人员适应办公室工作的一项基本要求。
会议、活动能否顺利进行，能否达到预期目的，与具体的组织安排工作关系很大。会务、活动的组织安排工作得以顺利进行的关键，在于办公室各部门要明确任务，协调一致，对办好会议、活动的具体环节要有统一的认识，分工明确，根据会议、活动的内容、特点安排好与会务有关的各项工作，做到有条不紊、忙而不乱。尽管不同性质、规模的会议、活动，根据其主题、与会人员范围、会期长短等的不同，对会务工作的要求会有所不同，但是，不管是什么会议，还是什么活动，也不管是由哪个部门具体承办，对会务工作人员来说，在具体操作过程中，会务工作的程序和要求大致都相似，具有带规律性的、共性的东西。我们的工作，就应该围绕这些带规律性的、共性的要求来开展。
一、会务工作的特点
提高会务工作的效率和质量，首先应认识和掌握会务工作的特点，并在思想上高度重视。这也是搞好会务工作的基本要求。
一般来讲，会务工作具有以下特点：
一是政治性。政治性是召开会议、举办活动的一个最重要特点。凡召开会议、举办活动，不论其规模大小，都具有非常强的政治目的，都体现了领导的工作意图。作为会务工作人员，必须充分认识会议、活动的政治性，这样才能以强烈的政治意识和高度的责任感，认真检查会务工作每个环节的准备情况，保证不出任何疏漏。
二是规范性。会议、活动的日程怎么安排，与会人员和参加活动人员的范围如何确定，会场和活动现场的座位特别是领导的位置怎么排，与会人员、邀请参加活动的来宾怎么接待，会议、活动的经费怎么解决，会议、活动的消息应如何报道等等，都有一定的规矩或惯例。因此，会务工作必须遵循相关的原则来办理。不能这一次是这样安排，下一次则是另一种安排，否则，就会使人无所适从。因此，在具体工作中，要克服随意性，讲究规范操作，按照有关的规矩，是什么规格的就应按什么规格来安排，不能随心所欲，想怎么样就怎么样。
三是被动性。会务工作从属于会议、活动，随着开会和举办活动而产生。这种从属地位决定了会务工作的被动性，因此，要奉命行事，决不能自作主张。会务工作必须围绕会议和活动的主题来进行，尽量为领导提供方便，真正体现领导的意图。当然，强调被动性并不等于排除主动性，不能领导说一下才动一下，只是被动等待。在有关的工作原则确定后，就要强调主动性，按照“今天再晚也是早，明天再早也是晚”的要求，早做工作，早做准备，把有关的组织筹备工作做在前头。同时，应大胆向有关的领导汇报自己的想法、提出建议，争取主动。此外，要加强工作的预见性。与会议、活动有关的每一项具体工作在什么时间内完成要非常明确，预先做好计划，做好准备。比如，每月底先编印下一个月的会议和公务活动安排，这样，工作起来就更加主动，既有利于领导安排自己的工作，更有利于会务工作人员安排好会务工作。
四是事务性。会务工作的各个环节，包括会议、活动通知发出、与会人员名单的收集、报到接待、会议值班、会场、活动现场和住地的安排、会议、活动期间的现场调度，会议和活动现场音响的控制、会议记录等，都是一些事务性的工作，繁杂琐碎，但是，这些事务性工作都是保证会议、活动顺利进行所不可缺少的，因此，必须不怕麻烦，认真处理好会务工作的每一个细节。
五是协调性。“无协调不成事”，协调在前。召开会议、举办活动，有关的组织筹备工作是一项系统工程，决不可能只靠一个部门就可以完成，需要在事前认真做好协调、衔接工作，需要各有关单位的密切配合。协调工作的量是相当大的。往往看起来很小的一件事，主办单位都需要与相关部门多次反复的协调才能达到规定的要求。因此，会务工作人员必须具有良好的协调意识。
六是时效性。会议、活动是在规定的时间内举行的，时效性非常强。只要时间一到，即使你的准备工作还未全部完成，会议、活动都得照常进行。会务工作人员应具有高度的时效观念，领导一声令下就立即行动，争取在最短的时间内高质量完成好有关的各项准备工作。
七是务实性。召开会议、举办活动，应坚持一切从实际出发、务求实效的原则，可开可不开的会议、可举办可不举办的活动应坚持不开、不举办，可规模小的，就坚持小规模，不随意扩大范围，尽可能减少领导参与应酬性活动，有更多的时间深入基层调查研究，解决经济社会发展的重大问题和众关心的问题。会务具体工作也必须坚持务实，每项工作都要做得扎扎实实，落到实处。同时，在不违反有关原则、遵照有关程序的前提下，能简化处理的就尽可能简化处理，减少不必要的环节。
八是保密性。不同的会议、活动尽管其内容不同，只要涉及到的问题不适宜对社会公开，都具有保密的要求。尤其是涉及到有党和国家领导人出席的会议、活动，必须严格保密，有关的安排内容绝不能向无关人员透露。因此，工作人员要有很强的保密观念，在安排具体工作时，要做到确保领导的安全，确保会议、活动的内容和领导的行程不外泄。
二、办好会务工作的两大基本原则
原则一：围绕“为什么要开（办）？”、“怎么开（办）？”、“如何把它开（办）好？”来开展工作。这三个方面也可以说是搞好会务工作的一个总纲，是办好会务工作的一条基本原则。
“为什么要开（办）？”就是要明确会议、活动的主题，以及考虑会议、活动是否必须安排、举办，达到什么样的效果。也就是会议、活动的基调。
会务工作 “怎么开（办）？”就是在确定会议、活动要举行后，要明确会议、活动的具体程序、日程安排，安排哪些人员参加。
“如何把它开（办）好？”就是要确定会议、活动如何具体进行组织，有序安排具体的会务工作。
任何会议、活动的组织安排工作，都离不开这个总纲。“纲举目张”，只要明确了这三个方面的要求，组织安排工作就有了方向和指导原则。
原则二：坚持“统一指挥、明确分工、加强协调”。
这是办好会务工作应当遵循的另一条基本原则。实行统一指挥，避免出现多种声音而导致无所适从。召开会议、举办活动，一般都成立秘书处负责具体的组织安排工作。秘书处中应突出秘书组（会务组）的协调指挥作用，会务所有工作都应由秘书组统一协调。秘书组应按照原则一、三方面的要求，提出有关会务安排工作问题的请示，做好总的协调把关工作。这是会务组织工作得以正常有序运转的关键。秘书处其余各组则按照各自的职能，根据会务、活动组织安排工作方案开展工作。在工作过程中各组遇到涉及全局的问题，应及时向秘书组反馈，由秘书组请示秘书处领导后进行协调处理。各组之间要及时互通情况，遇到涉及其他组的问题要及时与有关的组协调解决。秘书组内部也应实行统一指挥，每一次会议、活动，秘书组都应确定一位主办的同志，根据领导审定的会务工作方案，由主办的同志对秘书组人员的工作分工提出具体意见，统一调配人力。
三、会务工作人员应具备的基本素质
1、要有“统揽全局、协调各方”的能力。这是指在会务工作中，秘书组（会务组）要总揽会务工作全局，协调会务工作。秘书组（会务组）工作人员要及时收集和掌握各方面的信息，站在领导的角度考虑问题，提出工作意见。同时，按照领导的指示，与有关各方加强协调，指挥各方完成好会务组织安排工作。
2、要有“反应敏捷、快速应变”的能力。会务工作往往任务急、时间紧、变化多，各项工作必须做在前面，赶早不赶晚，争取工作的主动权。在现场处置时，既要按照既定的原则处理好有关工作，更要注意善于根据情况的变化加强现场调度，快速应变，及时处理各种突发事情。
3、要有“严谨细致、一丝不苟”的作风。会务工作无小事。因为，我们所安排的会议、活动，既有领导参加，也有各方面人员参加，牵涉面非常广。因此，对会务工作的每一个环节都要衔接好，不管是与会人员的通知和落实、座位的安排，还是会议、活动的程序、文件材料的准备，都必须认真对待，以高度负责的精神处理好每一项具体的工作，落实到位，切防遗漏。
4、要有“团结协作、合作共事”的意识。会务工作决不是仅靠某一个人或某一个部门就能完
成的，特别是大型会议、活动，牵涉的部门很多，事先协调的工作量很大，因此，必须强调“大事讲原则、讲大局，小事讲理解、讲支持”。本组之间、组与组之间、办公室与参与会务工作的其他有关部门之间，必须成为一个整体，加强合作，加强沟通，加强理解，互相支持，互相配合，形成合力，切忌因小事扯皮而耽误大事。秘书组（会务组）要克服老大思想，既要大胆协调、指挥，也要注意认真听取其他各方的意见。
5、要有“吃苦耐劳、讲求奉献”的精神。会务工作非常繁杂，时间性强，因此，加班加点、熬夜甚至通宵达旦坚持工作是常事，会议、活动结束工作不出错才能算圆满完成任务，做出成绩也不是个人或小集体的，领导不批评就是表扬。因此，会务工作人员必须有良好的奉献精神，要耐得住寂寞，吃得了苦，甘当无名英雄。
四、会议、活动的类型
（一）会议的类型。
党委召开的会议类型一般有以下几种：
1、定期召开的会议。主要包括党代表大会、市（县、区）委全会、市（县、区）委常委
会议。此类会议的参加人员包括出席会议人员和列席会议人员。主持会议者，党代表大会一般由大会主席团常务主席主持，市（县、区）委全会由市（县、区）委常委集体主持，市（县、区）委常委会议由书记主持。党代表大会、全会有主题报告，讨论报告稿称审议，通过的文件一般叫关于什么什么问题的决议。党代表大会每五年开一次，特殊情况经上一级党委批准可提前或推后召开，会期一般在6天之内；有的地方正在试行党代表大会常任制，每年举行一次党代会。市（县、区）委全会每年至少举行两次，也可增加，会期一般为2-3天；市（县、区）委常委会议每月至少举行两次，每次开半天至一天。
2、不定期召开的会议。
（1）党代表会议。特殊情况下经上一级党委批准，可临时召开党的代表会议。这种会议只安排党代表出席，不设列席人员。会期一般2-3天。
（2）工作会议。党委就传达贯彻中央或上一级党委指示精神、对某一段时间内的本地区工作进行部署而召开的会议，如市（县、区）委工作会议、全市（县、区）委书记会议、全市（县、区）经济工作会议、全市（县、区）加快发展民营经济工作会议、全市（县、区）反腐保廉工作会议、全市（县、区）扶贫开发工作会议，等等。此类会议视工作需要确定召
开，主题集中，一般一次会议集中研究一至两个问题，或讨论若干个文件稿，由1-2个主要领导作主题讲话，可安排典型发言、参观，由书记或副书记主持。此类会议的会期一般2-3天。
（3）电视电话会议。实际上是工作会议的一种形式。需尽快向全省部署某一项工作时，往往采取电视电话会议的形式召开，设主会场和各地分会场。这种会议节省时间，效率高，经费省，会期一般半天（实际召开时间只有1小时左右），很受各地的欢迎。
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