办公室档案管理方法 篇1
为加强校讨论生会办公室档案的科学管理，保证档案资料的系统性与完整性，现结合实际状况，特制定本制度。
一、立卷、归档
其次条 各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。办公室对各部门文件立卷工作进行监督和指导，并做好应归档文件案卷的接收归档工作。
第三条 文件立卷归档范围。凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件(包括收、发文电，内部文件，各种会议文件，文件汇编，簿、册、图表，出版编辑物原稿、磁盘等)，均属立卷归档范围。
第四条 立卷的原则。遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分文件的保存价值，便于保管和利用。
第五条 立卷方法。依据立卷原则、文件的分类，分年度、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。
1、分年度。将文件按其形成或针对的年度分开。
2、分级别。将文件按其重要性分成公文和一般文件。
3、分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。
4、分期限。依据文件的不同保存价值，将文件按不同的保管期限分开。
5、保管期限分为永久、长期、短期三种。
(1)永久保存。凡是反映部门主要职能活动和历史面貌的(例如章程、申请批文等)有长远利用价值的文件，划为永久保存。
(2)长期保存。凡是在相当长时间内部门需要查考的文件，划为长期保存。长期保存为20xx年至50年。
(3)短期保存。凡是在较短时间内部门需要查考的各种文件，划为短期保存。短期保存为20xx年以下。
第六条 文件的组合。组合的基本作法如下：
1、法规性文件，如制度、方法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。
2、会议文件应单独组合。
3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。
4、工作方案、总结等文件，一般可按部门或社团名称组合。
5、特别性文件材料，可依据详细状况进行组合。
第七条 档案袋内文件的排列。档案袋内文件应区分不怜悯况进行排列，密不行分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，方案、总结在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。
第八条 文件归档份数。一般归档1份，重要的和常常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。
第九条 归档时间。部门应于活动后一周内，将应立卷归档的文件整理立卷，向办公室移交归档。
第十条 归档文件案卷的要求。部门移交归档文件案卷，应符合下列要求：
1、归档文件齐全、完整。
2、每个案卷必需填写案卷文件名目、编件号、页号、案卷封面，填写时用中性笔或钢笔书写，字迹工整、清楚。
3、档案袋的名称要留意内容精确 ，文字简练通顺，结构完整，必需揭示卷内文件的内容和成份。
第十一条 案卷文件一式两份，一份作为纸制文档保存，另一份电子文档保存在办公室,电网档案盒。
二、档案的管理和利用
第十二条 办公室根据校讨论生会对档案管理的要求，对存放的各类档案进行分类整理，分类保管，编制各类检索名目，搞好档案的借阅利用、统计等工作。
第十三条 经鉴定失去保存价值需要销毁的档案，应经分管主席审查批准后，按程序进行档案销毁。
第十四条 办公室的管理贯彻"以防为主，防治结合'的原则。常常检查防护设施和档案保管状况，对破损、字迹褪、纸张变的档案，要有方案的进行修补、复制，爱护档案的平安与完整。
第十五条 档案的利用。利用档案人员，按规定办理档案利用审批手续与有关登记表，档案用完后应准时归还。
第十六条 借用档案人员必需爱惜档案，要保证档案的平安与保密。不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。归还档案时，办公室人员要认真检查,档案盒，发觉对档案有损坏或泄密者，应准时向分管主席报告，按有关规定处理。
第十七条 办公室工作人员，接待档案利用人员要热忱，仔细负责，按规定供应利用。填写好查阅档案登记表。
第十八条 平常汇合，按实际挨次或内容分类、收集、整理，应保持文件、材料之间的来源、时间、内容方面的联系。若遇有上级漏发文件，应准时恳求补发或取得复印件,干部档案盒，以便存档和查阅。
第十九条 确保文件、材料的平安，做好保密工作。
办公室档案管理方法 篇2
1.文书档案管理。文书档案包括上级领导机关来文、学校发文，包括各种通知、打算、批复、下达的方案等;本馆制定的规章制度、规章、细则、方法、公约等，对此类档案资料的管理做到：
1)凡应归档的资料、文件，应在工作告一段落后，准时整理原始资料分类归档。
2)对上级下发的有关文件，馆领导阅后，准时收回归档并做好登记，存放办公室备查。
办公室规章制度 3)对所保管的文件，应定期清点，凡与本馆有关的备查文件原件归档，副件保留。
4)年底按档案类别整理、装订成册，建立名目，存放办公室备查。
2.业务档案的管理。业务档案包括日常业务工作统计、工作方案、专题规划、工作总结、业务报表、文献选购留存、馆长办公会及馆务会议纪要、图书馆大事等。对此类档案资料的管理应做到：
1)各部室做好工作统计，每月上报办公室归档。
2)业务报表，要留底归档存查。
3)工作方案、专题规划、工作总结、选购留存、馆长办公会议纪要等，要准时分类归档。
4)年底按业务类别整理、装订成册，建立名目，存放办公室备查。
3.人事档案的管理。人事档案包括图书馆职工的基本状况、科研状况、考核、嘉奖状况、先进模范典型材料等。对此类档案的管理做到：
1)把握本馆职工的学历、专业、年龄、业务、职称、工作履历等基本状况，对调入、调出及离退休人员准时填写登记簿，建全人事档案及跟踪管理。
2)准时精确 记录本馆各业务部门人员的调动状况及学问结构，年龄层次、职称结构状况。
3)准时做好职工的考勤、考核、嘉奖与处分状况的记录，要归档存留备查。
办公室档案管理方法 篇3
第一条 为了加强公司人事档案管理，使之逐步实现科学化、制度化、系统化的要求，参照国家和上级主管部门有关档案管理的规定，结合公司的实际状况，特制定本规章。
其次条 档案管理的种类;依据国家的规定要求和劳动人事管理的特点，将劳动人事工作形成的诸多材料整理分成三大类：职工个人档案、专业技术档案、文书资料档案。
第三条 职工个人档案主要由记载个人在历史各个时期表现状况的原始资料，各项工作力量素养状况和有关背景材料等构成。它主要包括职工履历、社会关系、职务、学历、工资变动状况、奖惩记录等以及各个时期的表现鉴定。
第四条 专业技术人员(包括工人技师)档案主要由记载其技术状况的原始材料和考核评聘等有关的材料构成，它主要包括专业技术人员的技术职称(职务)评聘申请表、工作总结、所在单位鉴定、评审委员会评审结果记录、聘任或解聘书、高、中、初等级变化记录和评聘工作的有关资料。
第五条 文书资料档案主要由记载公司劳动人事管理活动的主要过程原始材料、各项重要而且常用的劳动人事政策规定的名目或
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