商务英语信函写作的7C原则
商务信函7C原则
I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A. 今天下午我建议我们就A项目的发展计划开会讨论一下。
写信的原则(Writing Principles)已从原来的3个“C”(Conciseness, Clearness, Courtesy)发展到目前的7个“C”：Completeness, Clearness, Concreteness,Conciseness, Correctness, Courtesy, Consideration
商务函电的写作应掌握7C原则，即：
完整(complete)
正确(correctness)
清楚(clearness)
简洁(concreteness)
具体(concreteness)
礼貌(courtesy)
体谅(consideration)
商务英语写作完整：商务函电应完整表达所要表达内容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。
正确：表达的用词用语及标点符号应正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，如果出错势必会造成不必要的麻烦。
清楚：所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。
简洁：在无损于礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。
清楚和简洁经常相辅相成，摒弃函电中的陈词滥调和俗套，可以使交流变得更加容易和方便。而一事一段则会使函电清楚易读和富有吸引力。
具体：内容当然要具体而且明确，尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。
礼貌：文字表达的语气上应表现出一
个人
的职业修养，客气而且得体。最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。商务交往中肯定会发生意见分歧，但礼貌和沟通可能化解分歧而不影响双方的良好关系。
体谅：为对方着想，这也是拟定商务函电时一直强调的原则：站在对方立场。在起草商务函电时，始终应该以对方的观点来看问题，根据对方的思维方式来表达自己的意思，只有这样，与对方的沟通才会有成效。
商务函电的种类包括：商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。从商务函
电的具体使用功能来讲，又可分为：来函处理答复函、订货函、任命函、祝贺函、感谢函、介绍函、
邀请函
、联络函、致歉函、慰问函、唁函、推销函。
实例
Dear Sirs,
With reference to your letter of April 9, we are pleased to accept your offer of 100 tons of Copper Wire as per your
Offer
Sheet No.8/070/02B. Please go ahead and apply for your Export Licence. As soon as we are informed of the number of the Export Licence we will open the L/C by cable.
信的本文汉译
关于你们四月九日涵，我们高兴地接受你们第8/070/02B号报盘单所报100吨紫铜丝。请着手
办理
申请出口许可证。一经接到出口许可证号码的
通知
，当即电开信用证。
对商业信函的“完整”要求
在商务信函中，要尽可能使所传递的信息具体、准确而形象。试比较:We have drawn on y ou as usual under y our L/ C.We have drawn on y ou our sight draft No. 845 for theinv oice amount .US S | 560100 ,under y our L/ C No. 246 of the China Bank.很显然，第二句包括了更具体、详细的信息，使人对写作者所要传递的信息一目了然；而第一句过于笼统，读后还要再经过仔细揣摩，才能明白其所包含的意思。
要求书信的“完整”，理由有三：
1.一封完整的书信比一封不完整的书信，有更大的可能性带来预期的效果;
2.一封完整的书信，有助于建立和表达友善关系;
3.一封完整的书信，可以避免由于遗漏重要情况(情报)所导致的诉讼(Lawsuit);
4.有时，某些不显眼的书信或文件，由于所提供的情况完整而又生动有力(Complete and Effective)而成为极为重要的文件。
一封信写得是否完整，建议用五个“W”来检验，既：
一封信函作为一个篇章类语块，必须确保格式的完整性。无论商务信函的目的如何，其必备的要素语块是不可或缺的，而且位置、写作都有明确的规定。不能漏掉或部分漏掉必要成分，把必要成分的顺序颠倒，把其中的每个成分适度展开，这就保证该信函的语类保持完整，能够以适当的形式传达主要信息(张德禄，马磊 2002)[5]。细微的错误或缺失都将造成不良影响。
是不是一封书信只要包含了全部关键信息就可以成为一封好的书信了呢? 拟信人还应注意语言组织的条理性，或按事情发展的先后顺序，或按各要素的重要性排序编写。东扯一句，西扯一句的写法必定会影响文章的清晰度。
是不是一封书信只要包含了全部关键信息就可以成为一封好的书信了呢? 拟信人还应注意语言组织的条理性，或按事情发展的先后顺序，或按各要素的重要性排序编写。东扯一句，西扯一句的写法必定会影响文章的清晰度。
“Who, What, Where, When 及Why(包括How)”
例如在定货的信中，必须明确说明
“需要什么商品”(What you want)
“何时需要” (When you need the goods)
“货物发到何地何人收”(to Whom and Where the goods to be sent)
“如何付款”(How payment will be mande)
如对对方的要求作出否定的答复时(如不能报盘，不能理赔等)应说明理由“为什
么”(Why)
发布评论