劳运琴
◎管理科（作者单位：灵山县反腐倡廉网络舆情处置和电化教育中心）
档案文件材料的齐全完整不仅关系到档案工作的质量，更是反映机关业务部门管理工作质量的一面镜子。因为档案文件齐全完整必然反映出机关业务部门在管理与业务运行中的有效性和有序性。有人说，如果想了解一个单位的档案管理水平就去看看他们档案的收集齐全水平吧，这是一个折射的窗口。本文在分析档案资料收集不齐全完整的解决对策中将会进一步验证这一道理。
一、档案资料收集不齐全不完整问题的主要表现
1.档案来源于有保存价值的文件，有保存价值的文件来源于机关业务部门管理与业务处理过程中形成和运
转的文件。按照文书工作流程，文书运转中收发文登记和清退制度执行的好坏，直接影响着档案资料收集工作。收发文登记是业务运转文件的入口，清退制度则是文件办结完毕档案资料收集的情况统计。这两关把好了，档案资料收集工作也就会保质保量顺理成章地完成。然而现实中这两项制度，特别是在基层单位很少被认真执行，甚至文书人员根本就不知道这两种制度的存在。这就不难理解文件需要档案资料收集时不齐全不完整了，出现文件散乱、丢失也是在所难免的了。
2.主管领导档案意识不到位，对档案工作质量关注不够。根据《档案法》第十条的规定："对国家规定的应当立卷档案资料收集的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。"然而在现实中不按时档案资料收集现象大量存在，档案部门难以监管。因为档案工作在很多人心目中一直被视为辅助性工作，各级领导只关注业务工作的执行，至于文件档案资料收集，档案工作的要求很少过问。《档案法》的规定在这里无法被贯彻。甚至在不少业务部门有一种偏见，重要的管理和业务文件放在自己部门利用更方便，因而几年不档案资料收集的单位也不少见。存留在业务机关的文件随着办事人员的流动、领导的更换，文件不仅没有积累下来，丢失、散乱现象严重，实际上不仅没有给业务带来方便，反而很多业务工作的继承和延续受到影响。如果这些文件都集中有序地归到档案部门，利用则不会出现这样的问题。
3.业务部门兼职档案员工作质量差次不齐。对于基层单位来说，文件档案资料收集工作都由兼职档案员负责，这些兼职人员主要工作角不固定，有办公室主任、资料员、各种事务干事等等。正是由于兼职
人员在专业知识上的欠缺、工作重点的不同等自身存在的种种原因，给档案资料收集工作带来很多不利影响。兼职人员
没有很好兼顾主职与兼职工作。本来兼职人员的设置是为了便于档案资料收集工作的进行，通过他们汇总完成档案资料收集工作，然而现实中，兼职档案人员更多精力忙于日常业务，不太关注文件的积累。在他们的意识中，领导交办的日常业务完成好了，自己的本职工作就完成了，至于文件档案资料收集应付一下就行了，领导不检查，档案部门也没有制约措施。所以档案资料收集的文件不符合要求，档案移交的时间延迟是经常发生的。兼职人员工作调动频繁，影响了档案资料收集工作质量的稳定性、连续性。在业务部门，兼职档案员被更换是常有的事，或者一些人升迁了，或者调换岗位了，使得一些兼职档案员产生了应付差事的想法，认为反正自己干不长，干好干坏也不影响升迁。虽然档案部门会定期对兼职档案员进行培训，但业务的熟练程度和工作质量，没人监控，因而也很难在档案资料收集工作上进行实质性的把关，导致交来的材料残缺不全，档案资料收集的案卷质量不高。兼职人员工作缺乏动力。各级领导对档案工作不关注，兼职档案工作往往不计入工作量，不与收入、职称直接挂钩，某种程度上对兼职人员是一种负担性工作，导致兼职档案员档案意识薄弱，责任心不强，业务不熟悉，对档案专业水平提高没动力，对待档案资料收集工作能拖则拖，不能拖也只是敷衍了事。
二、档案管理部门存在的问题及解决对策
因为即使档案部门制定了一些制约措施，但得不到业务部门的支持和配合，也是无法执行的。档案部门主动为业务部门提供服务不多。造成业务部门对档案部门要求档案资料收集缺乏信心，难以心甘情愿地做好这项工作。
正确处理好档案人员与各部门主管档案工作的领导和兼职档案员之间的关系，讲究工作策略与方法，增强其档案意识，提供好利用服务，必然会赢得各级领导和全校员工对档案工作的理解与重视，自觉与档案部门密切配合，从而把档案资料收集工作做好，最终达到提高档案质量、维护机构历史全貌、发挥档案最大效益的目的。
首先是业务部门的领导要有较高的文件与档案意识，充分认识到二者的重要价值。它既是对业务办理的记录，也是以后工作的凭证和依据。其次档案部门的领导也要把档案资料收集工作变成业务部门文书运转最后关口的把关工作。两个部门有效衔接，共同促进。只有业务与档案部门领导齐抓共管，把文件与档案工作重视起来，为有效地执行提供人、财、物上的支持。领导认识上去了，措施采取了，条件
文职工作创造了，必然会带动和激发业务部门和档
案部门的工作人员对档案资料收集工作的投入和责任感的提升。
其次是充分调动兼职档案员的工作积极性。要科学地制定岗位职责规范和目标责任制，打破档案管理工
作中长期存在的"干好干坏都一样"的被动局面。其次，引进竞争机制，建立健全考核制度，把兼职档案员的档案工作实绩同工资晋升、职称评聘、评选先进等结合起来，以此来充分调动兼职档案员的工作积极性、主动性和创造性。同时也要加强高校兼职档案员的专业培训和继续教育工作，学习档案专业方面的知识和技能，学习档案管理的规定和办法，掌握档案管理软件和信息化的知识，熟练运用计算机技术，并将之运用到实际的档案管理工作中去。
再次是对文件部门档案资料收集工作实行有效的监管。档案部门要以档案法为依据，制定出切实可行的档案资料收集制度。业务部门对档案的价值和档案资料收集的范围是最有发言权的，所以档案部门既要结合国家规定的档案资料收集范围，又要与各个业务部门协商细化档案资料收集的范围，这样两个部门标准一致，也便于操作，保质保量完成档案资料收集任务，同时也会促进文件部门做好日常积累。此外档案部门与业务部门配合，共同制定一些保障档案资料收集齐全的措施，使档案工作很好地融入到各个业务部门，既保证了档案资料收集材料的齐全，也促进了各业务部门工作的顺畅进行。客观上也会使档案意识日渐深入人心。就像有人说的，从而使档案资料收集工作由被动的"让我交"变成了主动的"我要交"，长此以往也许真的会出现"众像存钱一样存档案"，这是因为档案不仅关系到业务的发展，更是个人工作绩效评估的依据。
最后是档案部门以人为本，提供高效的利用服务。有人对档案的档案资料收集和利用关系用这样一句话概括："不求所有，但求所用"。这种概括是非常精辟的，也道出了业务部门与档案部门之间可以良性互
动的关系。档案部门要主动加强与业务部门的联系，主动深入各业务和行政部门，走访有关领导和工作人员，有意识地观察和了解本单位各项工作的长远规划和近期目标；对单位重大事情不仅要关注，还要主动为这些活动提供背景资料，起到资政、业务帮手的作用。此外要加强编研工作，编辑各种大事记、专题档案等，把零散的档案加工成系统资源库，真正把档案库变成积累、保存、便于利用的信息资源。档案工作者不仅是维护历史的守护神，
更是服务现实的导航人。
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