文职工作流程
一、文员的工作职责和流程
1、工作职责：
理建议。
（2）、依据企业领导的企图向各部门下达各项工作任务。
（3）、做好企业主要领导的后勤服务工作。
（4）、招待来访电话和来访客人（和陈总或蒙副总有预定的客人或电话）。
2、每日的工作流程：
（1）、文员每日在上班后在 10 分钟内，要对工作管辖区内的电脑办公设施进行检查，有异样状况，实时报给有
关部门办理。
二、文员的工作要求
1、传真文件的收发
文职工作(1)、收到合格的传真件要在规定的时间内交总经理及有关部门。
(2)、收到对方的传真件如大篇幅文字不清楚，或有显然错漏时应实时通知对方想方法重发，若有
少许不清楚时应电话联系改正。
(3)、发送给各地的传真件要准时按详细要求发送，发送后要认识能否到位，不到位的要实时重发，已发传真要写上“已传”字样并签上经手人姓名和发送日期、时间。
2、文件的办理
(1)、办公室特急件（银行余额文件、调价建议表、进货建议表、结算汇款清单、厂祖传真过来的钢材收据、厂
30 分钟通家回传有改动的订货单、紧缺商品等级建议表、特快专递文件以及已知的特急文件、特急事情
和需提早
知有关人员参加的各样会议）：此类文件夹在“办公室特急件”夹子，特急件须10 分钟内送到收件人。收件人不在
办公室的，应先在 10 分钟内电话见告，如电话不通，再用短信和经过能在30 分钟内到收件人的有效方法转告给
收件人。如 30 分钟内未获得收件人答复或签订文件，用以上方法重复联系收件人，以达到最迅速度使收件人知道
特急件内容。
(2)、办公室急件（销售汇总表、日销量报告表、钢材价异样表、厂家发货异样追踪表、申请删除票据、厂家回
传无改动的订货单、厂家超出24 小时不回传的订单以及半天内必定使收件人知道的文件、参加会议通知和事情）：此类文件夹在“办公室急件”夹子里，急件须 30 分钟内送到收件人。收件人不在办公室的，应先在四小时内电话见
告，如电话不通，再用短信和经过能在四小时内到收件人的有效方法转告给收件人。如四小时内未获得收件人答复或
签订文件，用以上方法重复联系收件人，以达到最迅速度使收件人知道急件内容。
(3)、办公室一天内所需批文件（合理化建议及走访客户汇总表、常备量建议表、工作总结、开销计划、改正后
的各工种制度以及不是当日参加的会议通知）：此类文件夹在“一天内所批的文件”夹子里，分别在每日的上午和
下午概括分类分别两次放到陈总的办公室；如陈总不在办公室，即分别在每日的正午11 点和下午 5 点分类概括，
用电话报告或用发短信的形式报给陈总答复。
(4)、文员在收到企业领导审批的文件后，如发现有未审批的文件，要在 5 分钟内从头送到或电话向企业领导反
馈状况，再按企业领导的指示对文件进行办理。
(5)、每日在办理平时办公函件的同时，如企业领导下达的任务要在规定的时间达成，碰到困难的要马上在现
场向企业领导反应状况。
(6)、做好办公室文件资料的打印和校正工作。每次改正文件资料时要仔细逐字查对，查对后的字句用铅笔做好
相应的“√”符号，免得出现漏改或错改现象，文员在培训试用期内有 3 次不按规定校正文件稿 ，出现连续错漏的不可以再持
续培训或不可以转正。
(7)、文员对文件资料进行改正、校正、打印、上传、保留，要先交给人力资源部主任查对再交给总经理审查。
3、经营数据文件的存档
(1)、负责整理企业经营数据文件及总经理指示收存的文件，对整理的文件及总经理的指示做好保密工作，不
对外泄漏。
(2)、文员按规定将文件分红长久与短期两类寄存，长久保留文件保留二年以上，分为：已知的重要文件、一网
通数据文件、档案、工商文件、人事文件和制度、客户客商资料（客户欠款、客户资料）、合同文件；短期保留的文件保留
一年，分为：经营数据、会计月报表、财务资料。如需查问文件时，文员要在 10 分钟以内出来交到陈总手上。
(3)、档案文件及办公常用表格有从头改正的，经企业负责人确认后以最后一份签订的日期为准进行保留，其余
同名的文件或过期的文件由文员出来后在文件上注明“作废”或“过期”的建议，再交给企业负责人审批，接到
企业负责任人的审批建议后应马上对文件做删除或保留办理。文员不得自行对文件进行删除。
(4)、需要保留的文件，经企业领导审批后，要在 10 分钟内将打印原件保留到总经理办公室相应的文件夹中，同时电
脑上的电子文件要保留到陈总笔录真相应的文件包中。
4、企业主要领导的后勤服务工作
(1)、企业领导在办公室办公的，假如当日气温超出 30 度或低于 10 度，应翻开空调冷气或暖气，空调的温度一般在
25 度左右，空调开了后要检查气温与模式能否正确。
(2)、办公室温度正常后，再给陈总倒茶和倒开水，茶杯每日清晨都要放到消毒柜进行消毒。
5、招待来访电话及来访客人
(1)、衣着要整齐，辞吐要清楚，声音要宏亮。
(2)、招待企业来访人员要热忱大方，不经总经理赞同不可以私自未来访人员带至总经理室或住所；用水杯给客人
倒茶水，如是纸杯先用少许热水均热纸杯（ 1-2 分钟），并对纸杯进行检查，看没有漏水后再加水给客人奉上，而且在
每隔 15 分钟给客人加水。
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