机关应用文写作
一、 公文及其特点
（一）公文的概念
公文是公务文书的简称，是党政机关、社会团体、企事业单位等，在自
己的工作活动中，为了一定的目的，依照特定的体式，经过一定的处理程序制成的文字材料。公文是处理公务的一种重要的文字工具。
（二）公文的特点
公文与报刊、图书、资料等其他文字材料相比较，具有以下主要特点：
1、由法定的作者制成和发布。
法定的作者，指的是依据法律和有关的条例、章程、决定等成立的，并且能以自己的名义行使法定的职能、权力和承担一定的责任、义务和组织或个人。如：国家行政机关是根据宪法和有关的组织法建立的，党的机关和各级组织是根据党的章程建立的。
2、有法定的权威性和效用。
因为公文由法定的作者制成和发布，尤其是党和国家机关中的特定机构和人员发布的公文，代表了制发机关的意志和态度，是实施行政管理的重要工具，因此，它具有法定的强制性和约束力。
从每一份具体的公文来说，有它的特定效用。它代表着制发机关赋予它的具体使命。如：一项“指示”要求下属机关认真贯彻；一项“决定”要求下级机关坚决执行；一份“通知”要求收文机关了解；一份“请求”要求上级机关批复，等等。文件的效用具有一定的时效性，没有一份公文是永远有效的，因为随着形势的发展，情况的变化以及制发机关本身的变化，旧的公文就会被新的公文所替代。
3、有明确具体的目的和特定的阅读者。
各级机关制发公文，或是指导工作，教育宣传，或进反映情况、报告工作，或是联系事务、解决问题，都有具体明确的实用目的。公文实用性的特点，集中地表现为和具体工作，事物相联系的事务性。公文有特定的阅读者，因为公文实用性的特点，决定了公文的阅读对象是定向的，从起草公文开始，就明确了阅读者应该是谁。
4、有严格的体式并经过一定的处理程序。
公文的撰写和办理具有一系列的原则、方法、程序和体式。从大的方面讲，各类公文文种一般都具有标题、正文、签发机关等基本组成部分，每个部分又有各自的要求，另有公文用纸的尺寸、书写格式、公文的结构等；从小的方面说，每个具体的文种往往还有自身的写法和要求。这些规定和要求，在撰写和办理公文时都必须严格遵守，不能自行其是，更不允许随意创造。
公文的制发和处理，都必须经过一定的程序。例如：发文要经过起草、核稿、签发、缮印等等。收文也有严格的程序，不能擅自处理。
5、公文用语要求简洁、明快。
公文是处理公务的文字工具，行文具有明确的目的性和直接的应用性，因而在语言文字表达上，有别于文学作品和一般的理论性文章，要求对用语简洁和明快。简洁就是简练、干净，不拖泥带水，不冗长繁杂，内容集中，力戒空话套话，避免不必要的议论和旁征博引，还要选词用语精练，概括力强。
二、公文的功能
公文有它的特定功能。公文是书面形式的载体，它能将上级的命令、决定、指示、批复等，按行文关系传下去，指导工作；不能把下级的工作情况、问题请示、众的愿望要求呈报上级，供上级机关了解下情；它还可将机关要开展的工作及有关问题的看法和意见，转达给有关部门，互通信息，相互知照，做到协调一致，等等。
概括为以下几点：（1）布政明法；（2）管理指导；（3）联系公务；（4）宣传教育；（5）记载凭证。
三、公文的分类
当前我国通行的国家行政机关公务种类主要有：（1）命令（令）、指令；（2）决定、决议；（3）指示；（4）布告、公告、通告；（5）通知；（6）通报；（7）报告、请示；（8）批复；（9）函；（10）会议纪要。
（一） 按行文关系划分
1、下行公文。指上级机关向下属机关发送的各种公文。如：命令、指
令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通报和批复等。
2、上行公文。指下级机关向上级机关呈送的各类公文。如：请示、报告等。
3、平行公文。是平行机关或没有隶属关系的机关之间。只要有公务需要联系，都可以根据实际需要直接行文。这类公文最常用的是函，有时也用通知。
（二）按性质和作用划分
1、指挥命令性公文。是用来指挥各项工作，采取一些强制性行政措施时使用的。这类公文内容明确，格式规范，行政约束力极强，下级机关收文后必须严格贯彻执行。主要文件有命令（令），指令，以及一些带指令性质的通知、通告等。
2、指导性公文。是在指导下级机关工作，阐明工作原则、方法和措施时使用的。这类公文是下级机关开展和安排工作的依据，在贯彻执行时往往具有一定的灵活性和伸缩性。主要文件有指示、批复，以及一些带有指示作用的通知、函等。
3、呈请性公文。是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请求批准和指示时使用的。文件有报告、请示，以及带有商洽请求批准事项的函。
4、决定性公文。是决策机构对重申事项、重大问题作用决断性的结论和安排时使用的，下级机关受文后必须严格遵守和执行，主要文种有决定和决议。
5、周知性公文。用于向广大众或有关人员公布应当普遍遵守或周知的事项。主要以登报、广播、张贴等形式发布。常用的有布告、公告和通知。
6、知照性公文。主要用于向一定范围内告知某些事项，传递某种信息。文种主要有通知、通报和一些有通知性质的函。
7、商洽性公文。主要用于各类机关或团体之间相互商洽工作、询问或答复问题。文件是函。
8、记录性公文。用于记录公务活动、归纳会议议定事项和主要精神。文件是会议纪要。
上述的划分方法，并不是绝对的。
四、公文的格式
为了确保公文的质量，建国以来，对公文的格式作过多次规定和改革。批复的特点1987年2月，国务院
办公厅发布了《国家行政机关公文处理办法》，其中对公文格式又做了较具体的原则规定。
公文格式：《国家行政机关公文处理办法》第八条规定，公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。
成文公文是公文的完成形式，包括三个部分：文头部分、正文部分、文尾部分。有的文种，如函、布告、公告、通知及会议纪要等则不需全部具备。
（一）公文格式的的要求
1、文头部分
文头部分位于公文首页上端，一般约占16开公文用纸的1/3面积，印有发文机关名称、发文字号、紧急程度、秘密等级、印数编号和上行文签发人等。
（1）发文机关名称。发文机关名称位于文头正中，由发文机关名称加“文件”二字组成。通常用套红的大号长仿宋体字标明发文机关的全称或通用简称。如联合行文，主办机关名称在首，
其余排列在后。一文一事的请示、报告、批复和函等，只写公文机关全称，不加“文件”二字，可用黑体字将请示、报告、批复、函等文件标明在发文机关的红头全称后面，加上括号。
（2）发文字号。发文机关名称下方居中间处是标明发文字号的位置，置于文件头底线之上。发文字号是发文机关对其制发的公文依次编排代码，由机关代字、年号和顺序号三部分组成，为了避免发文字号的混乱，有些地方规定了发文字号的申报备案制度，使上级文书部门可以对下级机关的发文字号可能产生的错误和歧义采取纠正措施。几个机关联合行文，只标主办机关的发文字号。
（3）紧急程度。需要紧急办理的公文，应根据紧急的程度，分别标明“急”或“特急”。紧急程度的位置一般在文件首页的右上角。该文件既要有保密要求又是紧急的，那么紧急程度标在密级之上。
（4）秘密等级。有保密要求的公文，应根据保密程度注明密级。密级分绝密、机密和秘密三等，位置一般在文件首页的右上角。密级标准要符合有关规定，不能随意提高秘密等级或降低秘密等级。
（5）印数编号。公文一般应标明印数编号，尤其是带密级的公文和上级机关向下缮发的公文，必须标出印数编号，以利分发、登记、查询和归档。印数位置一般应顶格标于文件首页的左上角。
（6）上行文签发人。签发人是指核准并签发发文稿的机关负责人姓名。通常在行文中需要注明签发人，表明公文的具体责任者。
上行文签发人位于发文字号的同一行，居右侧，前空两格标“签发人”，空格后标注签发人姓名。
2、正文部分
公文正文部分由标题、主送机关、正文、附件、发文机关（印章）或机关负责人（签署）、发文日期、附注等部分组成。
（1）标题。标题是公文的基本组成部分。公文标题的主要作用是概括揭示全文主要内容和发文目的，统领全篇，便于阅读、处理和查询。公文的标题一般由行文机关名称、发文事由和公文种类三部分构成。如《上海市人民政府关于查缴不良出版物的通告》，这是公文标题
的基本型。
公文标题排列组合要美观、匀称。除发布和批转行政法规的公文标题可以加书名号外，一般公文的标题不要出现标点符号。公文标题排列时，应位于文件首页正文之上居中。短标题采用单行排列；因标题较长一行排不下时，需分行组合，多行排列。
关于公文的标题，还应注意以下几个问题。第一，掌握好公文标题的省略。有些公文标题可以省略发文机关名称，只有事由和文件名称。属于这种类型的，一般有这么几种情况：一是由于文件版头上已印有发文机关名称，省略标题中的发文机关不致产生歧义；二是机关内部行文，一般可省略发文机关名称，但落款必须标明发文机关全称；三是以机关负责人个人名义签署行文，也省略机关名称了。有些公文标题可以省略公文事由，只有发文机关名称和文种名称。一般在命令和布告中有所应用。有些公文标题可以省略发文机关名称和公文事由，只写文种名称，例如向社会或机关工作人员发布公告、布告、通告等。第二，写好公文的标题，要注意五忌：一忌标题不准。标题不能准确地反映公文主旨，或名不副实，或模棱两可；二忌乱省略。对构成标题的要素随意省略，会使标题残缺不全，令人摸不着头脑。三忌不简洁。标题语言烦冗累赘，重复啰嗦。四忌不周密。标题中使用的概念不明确，缺少必要
的限制，辞不达意。五忌不规范。拟标题不按固定的要求，带有随意性，乱用文件或自造文种，不伦不类。
（2）主送机关。公文的主送机关是指文件主要发往的机关和部门，也叫受文机关或文件的上款、收文和机关抬头。主送机关是实际办理、执行或答复行文的机关。主送机关位于标题与正文之间左侧顶格处。如主送机关不止一个时，应按其性质、级别或惯例依次排列，以顿号断开。会议通过的“决定”、“决议”以及“会议纪要”等，其主送机关位置置于文尾部分。
主送机关的称谓要准确科学。上行文的主送机关要写全称，不宜随意简化，只有人人共认、使用无误的机关简称才能使用。而且一般情况下公文也不宜主送个人。向下级机关行文，主送机关的写法应统一、规范，不能随意性。尽量不使用“各有关单位”等含混不清的名称。
在通常情况下，上行文要以一个主办机关为主要受文者。特别是向上级机关呈送的要求批转的报告和请示批准的请示，必须主送一个主管机关。一份上行文无论涉及到的上级机关和部门如何，都应当以一个上级机关为中心，负责答复与办理，这是上行文发出后能否得到及时答复与处理的一个重要问题。受双重领导的机关向上级机关请示时，或贯彻执行几个上级机关联合下发的文件遇有问题需要请示时，也只要主送主办的上级机关，其他机关作为抄报，
以免造成责任不明，互相推诿而误事，或批复意见不一致，下级机关难以贯彻执行的现象。