审计报告征求意见书
设备科：
现将《设备科审计报告》初稿呈交给贵部门征求意见。由于对设备科管理的具体工作情况及客观原因掌握得不是十分透彻，加之能力和审计时间的局限，报告中难免有不当或错误之处，请部门领导认真审阅并无保留地发表意见。
贵部门在确认报告后，应逐条对照进行原因分析，制订整改措施，明确责任人及整改时间，并依据问题性质作出相应的处理意见。
体系审计科
2011年5月25日
现将对审计报告的意见陈述如下（可另附页）：
□同意审计报告初稿内容。
□其他意见（附后）。
设备科签字：
设备科审计报告（初稿）
公司领导：
根据公司2011年度审计工作计划安排，体系审计科于2011年5月23日至25日对设备科管理情况进行了专项审计，审计期间在部门的配合下，审计人员翻阅了相关资料，查看了部分现场，并与相关人员进行了沟通，收集了相关证据。
审计认为，设备科能围绕集团公司的经营理念和管理思路开展各项工作，通过此次审计，发现设备科在设备管理、项目及合同管理、机修车间管理、特种设备、车辆管理、台帐记录等方面存在一些不足和控制漏洞，需要部门给予高度重视，希望设备科能针对审计中发现的问
题，出问题的根本原因，举一反三，在下一步工作中杜绝类似问题再次发生，以提高部门综合管理水平。下面将此次审计结果汇报如下：
一、设备管理情况：
（一）、设备大中修计划方面：
1、查《2011年设备大中修计划》，设备科对各部门大中修计划的执行缺乏有效跟踪，大中修计划各部门是否按期执行不可追溯。
建议：设备巡检员对各相关部门大中修计划每月随时进行跟踪并对执行情况做好记录，记录应体现部门执行时间或跟踪时间、执行情况，不能只在备注上简单写“已完成”。
2、查原料车间2011年设备大中修计划，4月份计划对2台装载机大修，但在设备大中修计划上无法体现是否已修还是没修，无法体现设备科是否已对原料车间进行了跟踪。
3、查《2011年度设备主要易损件周期更换计划表》，物流科4月份计划对单梁式起重机主钢丝绳进行更换，但在计划表上无法体现其部门是否已更换，设备科是否已跟踪计划执行情况。
（二）、设备巡检方面：
1、查2011年度《设备巡检记录台帐》，4月10日设备管理员巡检时发现水泵房备用电机有异响，设备科采取的措施是下整改通知单，但现场提供的整改通知时间却为4月8日，同时部门所提供的设备整改通知格式及内容不是很全面、很完善，并且该填写的内容没有写全。
建议：一是设备科对设备整改通知格式及内容进行完善，表格应体现设备问题、原因分析、整改措施、验证情况、验证人、被考核部门负责人签字确认等相关内容。二是该填写的项要写全。
2、设备每日巡检记录台帐只记录到5月17日，5月18日至5月23日无记录。
3、通过部门对设备巡查所记录的内容显示，个别部门多次出现卫生差现象，没有对多次重复性问题按标准对其进行考核处理，并且针对所发现问题设备巡检员采取措施是现场“人打扫”。
建议：一是设备科应行使职能部门管理职责，对设备管理存在的问题应对照标准进行考核；二是巡检员对所发现的问题应及时通知责任部门主管领导，由责任部门领导安排人员进行处
理，而不是直接由设备巡检员安排人员处理。设备科部门负责人应加强对设备巡检员的工作指导。
4、设备巡检记录上所体现的设备巡检覆盖面不全，设备总台帐中所记录的共计894项设备名称，包括生产系统、行政后勤系统的设备。但科室每天所巡检的设备只是单纯涵盖生产系统的设备，并且台帐所体现的只是每天对一个部门的设备进行巡检。
建议：设备科应切实发挥设备巡检员的作用，对各部门、各科室设备运行状况定期进行跟踪检查，完善巡检记录，对所要巡检的设备进行分类：如需每天都要巡检的，需一周检一次的，需一个月检一次等等，从而对全公司的设备运行随时进行监控，及早发现设备隐患，杜绝设备事故，为公司创造经济效益。
（三）、查《设备报废申请表》，2011年3月12日原料车间英田农用车的报废材料，《报废审批表》上没写明年度；表格内容中设备使用年限，竟写的是设备编号；《设备报废申请表》上的规格型号与报总部审批的《报废审批表》上的不一致。一份材料出现多次错误。
（四）特种车辆维修方面：
1、目前为止，部门没有完全按照管理标准规定流程对问题车辆进行维修，关于公司特种车辆维修相关工作在管理上存在短腿。（责任心不强）
建议：不管特种车辆是外包还是内修，合同是中止还是继续，都该严格按照公司规定的流程执行，部门应切实履行各级人员的职责。
2、查《特种设备检定总台帐》，设备名称竟写为：免费内部检测报告、工业锅炉内部检测报告、锅炉安装监督检验报告。（严重缺乏责任心）
3、现场无法提供2011年4月28日对德利电梯的年度检定报告。电梯上次检定时间为2009年4月28日，有效期至2010年4月28日，实际至今未完成检定。
4、查《2011年度特种设备检定计划台帐》，没有对压力容器的检定计划。
5、液氨储罐至今未进行检验。
（五）设备例会：
部门没有提供4月份召开设备例会相关材料；部门也无法提供4月份对全公司设备总体运行状
况、设备完好率统计、大中修计划执行率、设备故障问题总结等方面的材料。
二、项目及合同管理
1、部门项目施工员应每天对在建项目进度、现场施工安全、过程质量问题、中间验收、安全隐患、对相关方施加影响等相关内容进行跟踪监督，但现场没能提供相关书面材料。
建议：部门项目施工员应严格履行自身职责职能，同时对项目方面工作内容的跟踪监督应形成书面的工作台帐或记录。
2、项目合同管理方面：
（1）、查2011年5月12日与顾德防腐工程有限公司顺德分公司签订的制作安装助燃风管路事宜合同：
问题一：合同签订工期是5月7日至5月21日，工期总日历天数为15天，但至审计日止（5月25日）工期仍没结束；
问题二：已盖章生效的合同文本，第十五条款：合同签订时间没写全，日期为空；
问题三：查合同付款情况，部门统计员以资料保密为由不予配合；
问题四：合同签订时间为2011年步入正轨5月7日，而合同交叉管理单总经理最终签批时间为5月12日，存在没经总经理签批先签合同现象。
（2）、2011年4月20日与顾德防腐签订的水池防腐项目类合同，约定完工日期至5月4日（15天），而实际工期结束时间是5月17日。
三、对机修车间管理
1、自各车间机修统一划到设备科管理后，部门职责、职能没能及时更新，组织架构也没有进行调整，相关的管理标准、工作标准未完善到位。
建议：设备科组织架构需结合现有分管内容对职责职能重新进行完善，部门尽快将各车间机修工作纳入部门日常管理，使部门管理工作步入正轨。
2、经询问相关机修人员，目前为止，机修相关人员职责不明、工作内容不清，岗位内容与实际工作内容不符，部门机修管理基本处于无序状态，设备科对机修车间的管理基本上没有开展。
3、现设备科针对机修车间的管理仅限于安排设备巡检员对各车间一周所用备品备件使用情况上报的报表进行收集，但具体备件的去处及是否已退回综合仓库等相关情况，部门员工还是不清楚。
体系审计科
2011年5月25日
发布评论