（黑字体活动策划方案的撰写与提交流程；红字体部分活动执行流程）
环 节 | 时 间 | 内 容 | |
方 案 撰 写 提 交 | 明确 客户意向 | 活动目的，活动内容，活动时间、地点，活动形式…… 活动组织者、实施者、配合者； 预期效果，费用预算等 | |
活动现场 查看 | 活动场地大致规划，是否涉及其它因素 (活动场地租金、城管审批等) | ||
公司集脑会 | 策划部经理召集，客服、策划、文案、媒介、执行等人员参加； 客服或策划部经理介绍该项目情况，参与人员各抒己见； 综合分析、讨论，形成统一意见，安排开始撰写方案 | ||
活动方案 撰写 | 策划、文案→策划把关→客服把关 | ||
方案第一次 提交 | 客户提案，创意阐述 客户意见收集、整理 | ||
方案修改 | 根据客户意见，进行方案讨论、修改 | ||
二次提交 | 二次提交方案→确认 | ||
执行方案 撰写 | 执行方案撰写 明确活动时间、地点；活动现场布置，活动流程，涉及物料（如需客户准备物料，明确标示），参与人员分工，活动费用明细…… | ||
客户沟通 | 根据客户意见，进行方案修改 | ||
方案确认 | 客户确认执行方案，我方明确客户方活动对接人， 针对方案各项细节，要求客户签字确认 | ||
签定活动合同 | 签定活动代理合同，详细标注活动费用，要求活动前付 款 | ||
活 动 执 行 活 动 执 行 | 活动现场 查看 | 内外场地规划，制定现场布置流程表；现有利用物料（桌椅等）； 电源接口（负荷电压，线路长短）；水源等 | |
物料准备 | 活动文字材料：活动流程、主持人串词、新闻稿、发言稿等 活动常用物品：剪刀、锤子、尺子、胶带、线板、对讲机等 即时物料购买：礼花、绸布、地毯等 物料合作联系：舞台、背景、音响、拱门、气球租赁等 （签署协议，限定送货时间） | ||
人员分工 | 确定活动参与人员，根据各人所长明确分工； 要求：参与人员，有强烈的责任心，严格完成分派的任务 活动总指挥：活动整体协调、控制，客户沟通 物料人员：物料准备；舞台、背景、音响等控制 现场控制：主持人、演员、摄影、摄像等人员串联 活动签到（引领重要嘉宾在活动开始前进媒体接待室休息）、媒体人员沟通 参与人员提前熟悉场地情况 | ||
客户方人员配合，人员分工 | |||
演员等面试 排练 | 歌手、模特、舞蹈等演员面试、把关 涉及服装颜、样式及租赁 | ||
现场布置 | 舞台布置，背景搭建，拱门气球，条幅等 桌椅摆设，盆栽等其它配备 | ||
活动前 准备阶段 | 音响到位、调试，光盘、MD等试音 灯光、电脑、投影仪、照相机、摄像机、乐器等 礼花，鞭炮，糕点、果盘，饮用水，签到册笔，礼品等 | ||
活 动 现 场 | 人员安排 | 工作人员全部到位，活动流程表人手一张 (包括客户方) | |
活动进行 相关活动 | 活动前是否需要演出预热 主持人正式宣布发布会开始， 相关致词、文艺演出、互动活动等 试驾活动、媒体见面会等 注：根据现场情况，与客户沟通，做好及时调整准备。 | ||
活动完毕 | 打扫卫生，收拾现场， | ||
活动 后期 | 活动总结 | 客户方活动总结提交 | |
公司总结会 | 公司参与活动人员总结会，客户意见反馈，详细总结本次活动。 | ||
活动预算表格
序号 | 项目 | 内容 | 数量 | 用途 | 要求 |
1 | 邀请函 | 邀请函 | 邀请来宾 | ||
2 | 签到用品 | 签到本 | 来宾签到 | ||
3 | 签到笔 | 来宾签到 | |||
4 | 胸花 | 来宾 | |||
5 | 宣传品 | 汽球拱门 | 会场外宣传 | ||
6 | 空飘 | 会场外宣传 | |||
7 | 彩旗 | 会场外宣传 | |||
8 | 红地毯 | 进入酒店专用及铺舞台 | |||
9 | 背景版 | 营造氛围 | |||
10 | 欢迎横幅 | 酒店大门或门庭用 | |||
11 | 舞台 | 用作会场主席台 | |||
12 | X展架 | 用于酒店大厅、会议室内外 | |||
13 | 宣传资料 | 放于来宾资料袋中 | |||
14 | 媒体 | 车马费 | 8—10人 | ||
15 | 新闻通稿 | 作为资料提供给记者 | |||
16 | 文案 | 新店领导发言稿 | |||
17 | 领导发言稿 | ||||
主持人开场稿 | |||||
嘉宾贺稿 | |||||
宣誓誓言 | |||||
18 | 花饰 | 主席台盒花 | 用于布置讲台 | ||
19 | 指示牌 | 酒店大厅指示牌 | 用于放置在大厅各个拐弯口 | ||
20 | 礼品准备 | 来宾礼品 | 送给参会代表 | ||
21 | 特别客户纪念品 | 送给特别客户和VIP | |||
22 | 其它 | 日程安排表、会议议程表 | 放于资料袋中登记时发放 | 根据具体议程制定 | |
23 | VIP室 | 用于重要来宾 | 新闻稿模板 设在文化吧或影视吧 | ||
24 | 午/晚宴 | 餐费 | 根据具体人数确定 | ||
25 | 烟、酒等 | ||||
26 | 音响 | 套 | |||
27 | 其它项目 | ||||
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