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摘要
随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，其强大的功能已为人们深刻认识，它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分，使用计算机对信息进行管理，具有着手工管理所无法比拟的优点.例如：检索迅速、查方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够极大地提高管理的效率，也是企业的科学化、正规化管理，与世界接轨的重要条件。因此，开发这样一套管理软件成为很有必要的事情，在下面的各章中我们将以开发一套管理系统为例，谈谈其开发过程和所涉及到的问题及解决方法。
关键词：1、模块  2、Access 2000数据库    3、档案管理
一、引言
随着社会的发展，整个社会已逐步信息化、经济信息化、知识信息化等等，办公系统的自动化及各种信息自动化管理已成为社会发展的客观要求。这种客观性要求在大学学生处各个办公系统及各种信息的管理上体现更加突出，为此我们要力求实现各个办公系统的自动化管理，做到事半功倍的效果，提高工作效率是我们追求的目标。
对的管理是一个学校不可缺少的部分，一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，而学生人数众多，这种管理方式存在着许多缺点，如：效率低、难以保存，随着时间的推移，将产生大量的文件和数据，这对于查、更新和维护都带来了不少的困难。
二、系统的设计概述
（一）系统设计的任务
管理系统是学校管理的重要工具，一个完善的管理系统的任务主要包括以下几项：
机构设置：主要负责院、系和班级设置。
学籍管理：主要负责管理学籍信息，包括学生注册、学籍移动、基本信息和家庭成员信息。
成绩管理：主要负责管理学生的考试成绩。
奖惩管理：主要负责管理学生在校的奖惩表现。
系统管理：负责管理用户信息和用户登陆。
计算机毕业论文（二）系统的目标
管理系统是一个现代化软件系统，它通过集中式的信息数据库将各种档案管理功能结合起来，达到共享数据、降低成本、提高效率、改进服务等目的。一般而言，管理系统应达到以下目标：
能够管理学生在校期间的各类档案；
能够快速地进行各类档案信息查询；
能够对所有档案信息提供报表功能；
减少人工的参与和基础信息的录入，具有良好的自治功能和信息循环；
减少管理人员，减轻管理人员的工作任务，降低管理成本；
三、系统模块（系统需求分析）设计
根据以上对管理系统的任务和目标的分析，一个标准的管理系统应该包含机构设置、学籍管理、成绩管理、奖惩管理、体统管理等功能，每一个功能模块又都包含一系列的子模块。下面一一介绍它们。
（一）机构设置
机构设置模块用来管理学生所属的院系以及所在的班级，其功能模块有院设置、系设置、班级设置。本系统默认学校由多个院构成，院有多个系构成，系下面是班级。
1、“院设置”模块
“院设置”模块负责维护院信息，主要应具有增加、修改、删除和查询功能。院信息主要包括院代码、院名称、英文名称、简称、建院日期、院长、简介等。
2、“系设置”模块
“系设置”模块负责维护系信息，主要应具有增加、修改、删除和查询功能。系信息主要包括系代码、系名称、英文名称、简称、所属院、建系日期、系主任、简介等。
3、“班级设置”模块
“班级设置”模块负责维护班级信息，主要应具有增加、修改、删除和查询功能。班级信息主要包括班号、班级名称、所属系、建班日期、班主任、辅导员、班长、团支书、简介等。
（二）学籍管理
“学籍管理”模块主要用来管理学生注册、学生基本信息和家庭成员信息、学籍变动以及学籍报告，其功能模块包括学生注册（新生注册，学期注册）、基本信息、家庭成员信息、学籍变动、学籍报告等。数据流程如图1所示。
图1  学生管理模块流程图
1、“学生注册”模块
“学生注册”模块主要用于管理学生注册，包括新生注册和学期注册。“新生注册”是指新生报到时所填写的信息，主要有基本信息和家庭成员信息，这些信息也可以在“基本信息”模块和“家庭成员信息”模块中专门填写和管理。“学期注册”是指高校在每学期开学的时候所进行的注册，确认学生是否按时到校。一般的本科院校都是4年制，共8个学期，在校生共注册8次（第一次可以看做新生注册）。
2、“基本信息”模块
“基本信息”模块负责维护学生的基本信息，主要应具有增加、修改、删除和查询功能。当增加一条基本信息时，就相当于进行了一次新生注册。基本信息包括学号、姓名、入学日期、班级、性别、出生日期、籍贯、民族、身份证号、政治面貌、电话、住址、邮箱、教育背景、备注。
3、“家庭成员信息”模块
“家庭成员信息”模块负责维护学生的家庭成员信息，主要应具有增加、修改、删除和查询功能。家庭成员信息主要包括成员姓名、关系、职务、所在单位、等。
4、“学籍变动”模块
“学籍变动”模块主要用于管理学籍移动情况，如（学生退学、降级、转系）等，学籍变动信息包括变动ID、学号、变动类型、变动日期、变动原因等。
5、“学籍报告”模块
“学籍报告”模块主要负责生成学籍报告，内容包括注册信息、基本信息、家庭信息和学籍变动信息。
（三）成绩管理
成绩管理模块主要负责管理学生成绩，包括成绩录入、成绩评审和成绩单生成，其功能模块有成绩录入、成绩评审、成绩单生成。数据流程如图2所示。
图2  成绩管理模块流程图