第一章行政公文
一、教学要求
掌握公文的概念、特点、分类、构成要素，了解公文写作的基本要求，掌握公文写法示例。
二、内容要点
（一）概述
1、公文的概念及特点。此处公文是指狭义的公文，即法定公文。法定性、政策性、实用性、时效性及规范性是公文的几个主要的特点，也是一份合格的公文所必须具备的几个条件。
2、公文的分类。公文的分类方法较多，重点明确按照行文关系和行文方向分类方法，并掌握上行文、平行文与下行文的涵义。
（二）公文的构成要素。包括眉首部分、主体部分、版记部分。
（三）公文写作的基本要求。公文写作的基本要求有三项，对第三项要求须理解性掌握。
（四）公文写法示例。此部分结合具体例文的出示和分析，分别介绍9类公文的一般写法。在全面了解
的基础上，重点掌握6种公文，即：通知，通报，报告，请示，函，会议纪要。
三、重点难点
1、公文的概念及公文的分类。
2、通知，通报，报告，请示，函，会议纪要等6种公文。
四、教学建议
1、结合实例，指导学员明确上行文、平行文与下行文的涵义。（P8）
2、结合实例，重点讲解通知，通报，报告，请示，函，会议纪要等6种公文。
3、要求学员撰写通知和请示各一篇。
一、概述
（一）公文的概念及特点
1、涵义
“公文”也即公务文书，对人们通常所说的公务文书这个概念，有广义和狭义两种理解。广义的公务文书是指党政机关、企事业单位及社会团体在公务活动中所用的各类文字材料。
第一类是行政机关公文，即有关机构与部门正规的公文文种。又称法定公文。
第二类为事务文书，即机关、单位、团体为处理工作而普遍使用的法定公文之外的文书，它又称常用文书。
以上两类文书均有较强的通用性，适用于不同的社会行业或领域，所以合称通用文书。
第三类为专用文书，即在不同的社会行业、专业领域或特定的场合专门应用的文书。
专用文书与通用文书是相对而言。
公文是指狭义的公文而言的。狭义的公文即法定公文，专指国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》列出的13类公文。
2、公文从内容到形式至少应当具备两大特征：
一是从内容方面看，公文的内容必须是具备公务活动的反映。公文就是特定的作者为处理公务活动中问题而撰写的。
二是从形式方面来看，公文有固定的格式。
3、特点
（1）法定性
（2）政策性
（3）实用性
（4）时效性
（5）规范性。
（二）公文的分类
1、按照行文关系和行文方向分类：
可分为上行文、平行文、下行文。但有些公文的行文方向并不十分固定，在不同的情况下有不同的归属，如：通知、函。
2、按照紧急程度分类：
可分为紧急公文和普通公文。紧急公文还分为“特急”和“急件”两类。
3、按照有无保密要求及机密等级分类
一为无保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件两类。
二为有保密要求的文件分为绝密文件、机密文件和秘密文件三种。
二、公文的构成要素
公文的体式主要是指公文的构成要素、格式及其印装规格。
体式固定、规范是公文的一大特征，也是公文的作用得以实现的重要保证。
中华人民共和国国家标准（GB/T9704-1999）《国家行政机关格式》将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三个部分。具体介绍如下：
（一）眉首部分
眉首部分又称文头部分，通常由公文份数序号、米米等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人诸要素构成。
1、公文份数序号
2、秘密等级和保密期限：“绝密”、“机密”、“秘密”
3、紧急程度：“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
4、发文机关标识：发文机关标识一般使用小标宋体字、用红标识，人们通常把法定公文称为“红头文件”，就是由此而来。
联合行文时，主办机关名称排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
5、发文字号
6、签发人
（二）主题部分
主体部分又称行文部分，这一部分通常由公文标题、主送机关、公文正文、附件说明、成文日期、公文生效标识、附注等项目构成。
1、标题
公文的标题要能准确、简要的解释公文的主要内容，并能透视文种，一般还应当标明发文机关。发文机关名称、发文事由和公文种类是构成公文标题的三个基本因素。
第一种是发文机关名称、发文事由和公文种类三个要素全部具备的公文标题。如：《国务院关于解决当前供销合作社几个突出问题的通知》
第二种是由发文机关和公文种类两个要素构成的公文标题。在冠有红版头的文件中，这种标题还是比较常见的。如：“国家教委办公厅文件”的版头下《关于印发<；教育类公文主题词表>的通知》的公文标题。
第三种是由发文机关名称和公文种类两个要素构成的公文标题。在公开发布的公文中，这类标题比较常见，如：《国务院紧急通知》等。
有些法规性公文在标题之下还有题注一项，用以说明某项法令、规定等通过或批准的时间、程序或开始生效的时间。题注一项的内容要写在括号内。
2、主送机关
主送机关是负有公文处理责任的受文机关，是公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
3、正文
正文是一份公文的核心部分。公文质量的高低、公文能否产生应有的功用，主要取决于正文部分写得如何，拟稿人的工作能力和文字水平也主要体现在正文的撰写中。
在一份比较复杂的公文中，正文一般包括开头、主体、结尾三个部分。
（1）开头
第一种，目的式。在写明具体事项之前，现写明发文的目的，以引起受文者的注意，这是一种常见的开头形式。常见表示目的的介词“为”、“为了”等领取下文。
第二种，根据式。在公文正文的开头，写明作为行文依据的方针、政策、法规、规定及上级指示精神或其他事项，以增加公文的权威性、严肃性和说服力。常见的根据式开头的介词有“根据”、“遵照”、“按照”、“依照”等领取下文。
在实际写作中，根据式目的式混合使用的公文开头方式用的较多，可写明发文根据，在说明发文目的，然后点名决定的核心内容，简洁明了。
第三种，缘由式。缘由式也叫原因式，即通过介绍情况、提出问题或明确意义，使受文者了解行文的缘由，从而引起受文者对文件内容的重视。
公文开头无固定模式。究竟怎样撰写公文的开头，最终还要根据实际需要确定。而无论哪种形式的公文开头，都必须符合开门见山、简明扼要的原则。
（2）主体
正文的主体是核心中的核心。内容充实、中心突出、表意明确、条理清楚，是对所有公文的主体部分的写作要求。
（3）结尾
第一种，归结式。多见于篇幅较长公文结尾
第二种，说明式。对与正文内容相关的事项作一个交待
第三种，申明式。指明发文的意义，或重申发文机关对有并事项的看法、意见。起强调或明确某些内容的作用。
第四种，祈请式。上行文常用的结尾的方式（报告、请示等）
第五种，期望式。（多用下行文）
行文简洁，手书有力，是对所有公文结尾的要求。
4、附件说明
附件是附在主件之后，对文件办容起说明和补充用用的文字材料。是公文的有机组成部分，甚至有些附件可以说是反映公文的主要内容的部分，而主件只起发布或转发附件的作用。
5、成文日期
公文上标注的成文日期应以机关负责人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报一发报日期为准。
成文日期要用汉字标注、并将年、月、日标全，零写为“0”。
6、公文生效标识
加盖印章是公文最后生效的标志。
公文排版后所剩空白处如果不够印章位置，应当采取调整行距、字距的方式解决，务使印章与正文同
处一面，不得采取标识“此页无正文”的方式解决。
7、附注
附注是说明在公文的其它部分不便说明的各种事项的项目，一般是对文件的传达范围、使用方法的规定及对名词术语的解释等。
（三）版记部分
版记部分又称文尾部分，通常由主题词、抄送机关和印发世间等项目构成。
1、主题词
主题词是标示公文的内容特征和归属类别的关键性词语。一份公文的主题词一般不超过七个。上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词。
2、抄送机关名称
抄送机关名称是指主送机关之外需要执行或了解公文内容的其他机关。
3、印发机关和印发时间
公文的印制工作一般由发文机关的具体办公部门承当。
印发时间是指公文开印的具体时间。
4、反线
版记中各要素之下加上一条反线，宽度同版心。
以上所列的公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注、主题词、抄送机关、印发机关、印发时间等项目，是现行公文的全部构成要素。
三、公文写作的基本要求
（一）要熟悉党和国家的方针政策及有关法规、规定
（二）要了解实际情况---吃透两头
（三）要遵循各项行文规则
1、文种的选用要正确
要对每一种公文名称的含义和每一种公文的具体功用有所了解，以便根据行文的需要，正确选用文种。主要考虑两种因素：一是行文关系；二是发文的目的和公文的内容。
2、行文关系的确定要妥当
主要应当注意以下几点：
一是行文关系要根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
二是联合行文应当明确主办部门。
三是受双重领导的机关向上机机关行文，应当根据公文内容写明主送机关和抄送机关。
四是上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送另一上级机关。
3、制法程序的安排要合理
主要包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
注意：（1）公文的起草也要经过起草前的准备、起草、修改等几个阶段。
（2）审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟定公文的有关要求，公文格式是否符合有关规定等。
（3）复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
四、公文写法示例
（一）决定
1、决定的用途
决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
决定是一种重要的指挥性和约束性公文。一可用以安排重要会议的召开；二可在设立行政区划或设置重要机构时使用；三可以在表彰先进时使用；四可以在处理特大事故时使用。
决定即可以由领导机关制发，也可以由会议作出。
2、决定的写法
决定大致可以分为两类：一类是对重要事项作出安排的决定；一类是对重大行动作出安排或者对重要工作进行部署的决定。这类决定的指挥性和指示性极强。
（二）公告
1、公告的用途：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
公告通常在以国家的名义，向国内外宣布重大事件、重要事项或决定事项时使用。某些部门经授权，也可以代表国家对内或对外发表公告。
2、公告的写法
公告的标题主要有两种：
一种是发文机关加上公文文种。如：《中华人民共和国全国人民代表大会公告》等；
另一种发文机关、事由在加上公文文种。如《中华人民共和国海关关于简化进出口旅客通关手续的公告》等。
（三）通告
1、通告的用途：通告适用于公布社会各有关方面应当遵循或者周知的事项。按期内容的不同，可把通告分为两类：
一类是法规性通告，这是用来宣布有关规定，并且能够起到行政法规作用的通告。
二类是事务性通告，这是用来公布某些单位或个人需要了解或办理的有关事宜的通告。
主题词
2、通告的写法
（1）标题的写法
标题的写法有多种。第一种是发文机关、事由和文种几个要素俱全的标题；第二种是由发文机关和文种名称两个要素构成的标题；第三种是省略发文机关，由事由和文种两个要素构成的标题。
（2）通告的正文一般包括发布通告的目的或根据、通告事项及结语三个方面的内容。
3、公告、通告的写作注意事项
两者都属于公开发布的告知性文书，撰写时应注意一下几点：
（1）要写得通俗；
（2）要写得具体；
（3）要写得清楚。
（四）通知
1、通知的用途：适用于批转下级机关的公文，转发上机机关和不相隶属机关的公文、传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
在现行公文中，可以说通知的用途是最为广泛的。
（1）可用于批转下级机关的公文，起到批准和指导的作用，又可用于转发上机机关和不相隶属的公文，起到传达或联系的作用。
（2）即可用来发布行政规章，起到指挥和约束的作用，又可用来发布意见，会议纪要及计划、总结等文件，起到运载的作用。
（3）可以用来提出要求下级机关认真办理或遵照执行的事项，起到指示工作甚至法规或规定的作用，又可以用来告知事项，起到传达作用。
（4）可以用来宣布干部任免和聘用事宜，起到传递信息的作用。
总之，通知用途广泛、使用频率高，是其一个重要特点。