红头文件分为文件头、文号、正文、主题词三个部分组成。文件头：一般上为红字，下为红横线，小标宋体，撑满版心。顶空3-3.5cm。有的文件是联合发文的，两个单位或三个单位的名称两端对齐排列，后加文件（字号比单位名称要大）二字。文号：在文件头与红横线之间，三号仿宋。格式为：***发〔2011〕**号。正文：（标题）在横线下方，空一行排版，二号宋体或黑体，居中。（内容）三号宋体。一般每行28字，每页25行。或者设行间距28磅左右。主题词：三号黑体。带下划线。报送（抄送）：三号宋体。同时有报送、抄送的，抄送加下划线。只有报送的，加下划线。印数：右齐，三号宋体，不加下划线。
（1）点击【插入】-【文本】-【文本框】按钮，在弹出的菜单中选择“绘制横排文本框”命令，当鼠标变为“+”号时按住鼠标绘制一个文本框，然后在文本框中输入红头文字。
（2）在文本框上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“其他布局选项”命令，打开“布局”对话框，选择“位置”选项卡，设置“对方方式”为“居中”，“相对于”为“页面”，“绝对位置“为“2.5厘米”，“下侧”为“上边距”。
（3）选择“大小”选项卡，设置高度“绝对值”为“2厘米”，宽度“绝对值”为“15.5厘米”，再单击“确定”按钮。
（4）再次单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置形状格式”命令，
打开“设置形状格式”任务窗格，展开“填充”选项卡，选中“无填充”单选按钮；展开“线条”选项卡，选中“无线条”单选按钮。
（5）选择“文本选项”选项，设置文本框“下边距、左边距、右边距、上边距”均为“0厘米”。
（6）选择文本框中的文字，设置文字的字体、字号和颜，然后将其居中显示。
主题词
技巧提示：公文标题应当用二号小标宋体，由于小编电脑中未安装该字体，偷个小懒，演示中用其他字体代替，这里主要为大家介绍制作方法）。
（7）然后空两行，并输入“文号”。（注：文号中的括号怎么输入？可直接在Word文档中输入fe5d，然后按【Alt+X】得到左括号；输入fe5e，然后按【Alt+X】组合键得到右括号）
（8）点击【插入】-【形状】按钮，选择“直线”形状，然后按住Shift键并向右拖动鼠标，绘制一条水平直线。
（9）在线条上双击鼠标，展开“格式”选项卡，在【形状样式】组中单击“形状轮廓”按钮右侧的下拉按钮，在弹出的菜单中选择【组细】-【2.25磅】，然后
设置颜为“红”。
红头文件模板制作及规范格式
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
大小根据实际情况
xxx字【20XX】XX号
-------------------------------------------- ------
题目
标题用二号小标宋字体
XX部门：主送机关三号仿宋顶格冒号用全角XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。正文三号仿宋特此通知
XX公司
20XX.X.X
成文日期三号仿宋右空四个字的
距离
主题词三号黑体主题词目三号小标宋
主题词：请购流程通
知抄报：X
总抄送：公司各部门
抄送、抄送单位、印发单位及引发日期用三号仿宋
眉首：(文头，红反线以上部分）
印制份数序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人
1.公文份数顺序号7位数（版心左上角顶格第1行，机密、绝密件才标注）
2.密级和保密期限（秘密、机密、绝密*30年）秘密件指内容涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文。
机密件指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。