第一章 总 则
第一条 为了加强公司采购与付款业务的内部控制,规范采购与付款行为,防范采购与付款过程 中的差错和舞弊,保护资产的安全与完整，保证资金的使用与周转，根据《中华人民共和国会计法 财政部《内部会计控制规范——基本规范(试行)》和《内部会计控制规范——采购与付款(试行)》 等法律法规，结合本公司采购业务特点和管理需要，现制订本制度。
第二条 本制度合用于 XXXX 股分有限公司，子公司参照本制度执行。
第 二 章 岗 位 分 工 与 授 权 批 准
(一)采购与付款控制的不相容职务
采购与付款业务不相容岗位包括：
1、计划与审批
2、请购与审批
3、询价与核价
4、确定供应商
5、采购合同的订立与审批
6、采购与验收
7、物资入库及相关会计记录
8、付款审批与付款执行
公司物资采购业务严格执行以上程序，保证采购与付款业务不相容职务的适当分离，不得由同 一部门或者个人办理采购与付款业务的全过程。
(二)采购与付款控制的相关部门设置及分工
公司采购活动由采购部门负责完成，采购付款由公司财务部完成。采购与付款业务主要涉及到 公司的计划部门、使用部门、采购部门、验收部门、仓储保管部门和财务部门，公司为保持上述各 部门业务间良好的衔接和配合，同时保证岗位的适当分离，对相关部门和岗位的职责与权限现加以支付结算办法 明确，以实现相互监督牵制。
1、采购部门
公司采购部门专门负责建立和处理公司与外单位之间的采购合同关系，负责编制采购计划、填 制请购单、询价与价格谈判、签订定单或者合同、执行采购政策和保证合理的资金占用水平，负责审 核采购发票单据是否齐全。其主要管理权限和职责应当包括：
(1)接受采购申请，明确采购的要求(根据需要、预算和供应渠道评审采购的要求)，编制采 购计划；
(2)制订、评价与选择采购方案；
(3)对供应商进行分析评价；
(4)制订采购策略，对物资价格、交货期等事项进行谈判；
(5)负责合同执行、实施与管理；
(6)审核采购发票单据是否齐全，开具是否符合要求。
2、财务部门
财务部门负责结算采购款项、登记存货及对付账款等。其主要管理权限和职责包括：
(1)负责编制采购资金计划并严格控制；
(2)负责采购资金的筹措；
(3)负责核定物资采购价格；
(4)按照授权制度的规定，及时办理采购款项的支付；
(5)会同有关部门制定对付及预付款项的核算和管理办法，并负责核算工作；
(6)定期与供应商对账；
(7)分析对付款项的账龄及偿还情况。
3、使用部门
使用部门在采购政策和预算(计划)的约束下，负责提出采购申请和具体要求。其主要管理权 限和职责包括：
(1)负责及时报送本部门采购申请；
(2)填制和报送请购单；
(3)参预对供应商的评价。
4、 验收部门
验收部门负责按照企业公司验收规定和合同要求对所采购商品的质量、数量等进行检查验收。 公司设立品质管理部，其主要管理权限和职责包括：
(1)参预对供应商的评价；
(2)配合采购部门、使用部门制订验收标准；
(3)负责按照采购制度对采购商品及时予以验收。
5、仓储保管部门
仓储保管部门负责采购商品的接收、储存、保管等。其主要管理权限和职责包括：
(1)参预对请购单的审核；
(2)负责对需要保持最低库存量的材料的请购；
(3)妥善保管库存商品。
公司可根据机构设置情况和生产经营特点， 确定或者调整公司各相关人员和部门在采购与付款控 制中的职责。
(三)采购与付款控制的岗位责任制
1、采购部门负责人岗位职责
执行公司采购政策、程序和规章制度，协同其他部门负责人实现预定目标，及时发现潜在问题 并采取改正措施，组织编制采购计划并全面负责实施对外采购工作。
2、采购业务岗位职责
认真贯彻执行公司采购管理规定和实施细则，负责组织采购招标和询价工作，负责与客户合同 谈判和签订采购合同，催促合同履行并处理执行过程中浮现的问题，负责退货、索赔等。
3、验收岗位职责
负责配合评估供应商质量保证能力，负责与第三方检验机构的协调，及时出具采购商品的检验 报告。
4、仓储岗位职责
保证货物的储存和保养符合供应商货物储存手册要求或者企业相关规章制度， 负责材料的日常收、 发、存和盘库管理，负责入库货物的登记入账，阻挠不经检验的货物入库，负责定期盘点及调账工 作。
5、存货会计岗位职责
(1)会同有关部门制订存货管理办法，建立健全存货收、发、存核算制度；
(2)参预制订存货定额和资金预算；
(3)负责监督存货的日常管理、存货采购成本和合理库存；
(4)负责存货的日常核算工作；
(5)会同相关部门定期对存货进行盘点，做到账实相符。
6、对付及预付款项会计岗位职责
(1)参预制订对付及预付款项的核算和管理办法；
(2)严格审核付款单据、发票等原始凭证，按照有关规定办理支付业务，做到合法准确、手续 完备、单证齐全。
(3)办理对付及预付款核算、结算工作；
(4)定期进行对付及预付款项对账，分析对付款项的账龄及偿还情况。
第五条 公司负责计划、核价、定购、招标、检验、收存、付款等与采购业务的员工，必须参 加行政人事部的岗位知识培训，培训合格后方能独立办理采购业务。
第六条 公司办理物资采购、核价与付款业务的员工应当具备良好的业务素质和职业道德，并 根据具体情况对办理采购与付款业务的人员进行岗位轮换。
第七条 公司对采购与付款业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对采购与付款业务的授 权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职
责范围和工 作要求。
公司授权采购部、行政部、品质管理部、财务部份别办理物资订购、检验、收存和付款业务， 其他任何部门均无权经办采购与付款业务。
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